GeISS de e-coordina – gestión PRL. El 28 de enero se celebra el Día Europeo de la Protección de Datos, fecha que coincide con el día en que, en el año 1981, se firmó el Convenio 108 del Consejo de Europa para la protección de las personas con respecto al tratamiento automatizado de datos de carácter personal.
Los datos de las personas trabajadoras son una de sus posesiones más preciadas, más privadas. Su custodia y tratamiento deben estar reguladas. De hecho lo están. Aunque, en algunos casos, por parte de algunas empresas que trabajan con datos delicados, no siempre sea así.
En la actualidad una completa normativa y legislación solventan esta situación. Es la relativa a la protección y la custodia de los datos. Los que recogen los documentos que necesitan las empresas sobre las personas trabajadoras. El RGPD el reglamento general de protección de datos o la LISOS, Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, regulan estas situaciones.
Sistema de Gestión PRL y CAE responsables
En el caso de la gestión de la prevención de riesgos laborales. El software que gestiona la seguridad y salud en el trabajo (SST) trabaja con una gran cantidad de documentos importantes: Títulos , Aptos Médicos, Permisos, Autorizaciones, documentos de identidad, documentación fiscal… Datos valiosos, importantes y delicados. Más aún si hablamos de la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales, CAE, donde se incrementa notablemente la cantidad de datos con la que se trabaja . El tratamiento y custodia de éstos debe estar garantizado. Incluso en los casos que causen baja las empresas ante las que se deben gestionar documentos.
Por estas razones el sistema y software GeISS de e-coordina garantiza el cumplimiento de la norma de protección de datos y la ley que regula su custodia.
En el caso de las personas trabajadoras, cuyos documentos y datos serán entregados a las empresas encargadas de la gestión documental y de PRL (Prevención de riesgos Laborales ) éstos son susceptibles de ser requeridos. Incluso con posterioridad a la vida legal de empresas y entidades ante las que se gestionan documentos. Por esta razón es necesario el estricto cumplimiento de la ley. Una ley que obliga a la custodia de documentos durante un periodo de tiempo determinado.
e-coordina se toma muy en serio el valor de los datos de las personas trabajadoras y de las empresas. Por eso diseña su sistemas y software para la gestión de la PRL y la CAE de forma eficiente y cumpliendo con la legislación sometiéndose a las estrictas normas de tratamiento y custodia documental.
La ley LISOS para la custodia de datos
La ley LISOS Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social recoge que es una infracción no conservar, durante cuatro años, la documentación o los registros o soportes informáticos en que se hayan transmitido los correspondientes datos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones que, en su caso, se produjeran en relación con dichas materias, así como los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago de salarios y del pago delegado de prestaciones.”
Claro que se trata de una “infracción leve” y quizás sea esa la razón por la que algunas empresas del sector no se preocupan de detalles como este y no cumplen la ley. Estos aspectos sí son tenidos en cuenta por e-coordina , consciente de la importancia de los datos para sus usuarios. Los documentos y datos recogidos en éstos, conforman su presencia y relaciones laborales.
Custodia y gestión de Documentación en materia de Prevención de Riesgos Laborales
La referencia mínima para los periodos en los que los datos deben ser custodiados suelen ser las relativas a las prescripciones.
En nuestro caso, el de la preservación de los datos relativos a la documentación en materia de prevención de riesgos laborales, el plazo mínimo será de 5 años.
Cabe destacar la importancia de estos documentos refiriéndonos a algunos de ellos: Documentación como los planes de prevención, planificación de la actividad preventiva o plan de emergencia, documentación sobre información y formación a los trabajadores, evaluación de riesgos, relación de accidentes de trabajo, expedientes de accidentes laborales o enfermedades profesionales, etc.
Las infracciones en materia de PRL prescriben a los 5 años si son muy graves (artículo 4.3. de la LISOS). No obstante es recomendable guardarla durante el periodo mínimo de 6 años. Es lo que establece el artículo 30 del Código de Comercio.
Aunque hay otro tipo de documentos que podría llegar a los 15 años. Estos serían del tipo documentación asociada a la contratación; documentación PRL: Certificados de aptitud (APTO/NO APTO) e informes de accidentes laborales; documentación necesaria para gestionar los seguros de salud, siniestros y fallecimiento…
En el caso de lo relativo al registro de la jornada laboral el periodo sería de 4 años, según el Art. 34.9 del Real Decreto Legislativo 2/2015, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores. O la normativa más reciente, reguladora del registro de la jornada, al que también se adaptan los servicios, ofrecidos por e-coordina.
Día Europeo de la Protección de Datos
El 28 de enero se celebra el Día Europeo de la Protección de Datos. La fecha que coincide con el día en que, en el año 1981, se firmó el Convenio 108 del Consejo de Europa para la protección de las personas con respecto al tratamiento automatizado de datos de carácter personal. La jornada está dedicada a concienciar y sensibilizar sobre la importancia que tiene el tratamiento de datos personales.
La Convención para la Protección de Individuos al Respecto del Procesamiento Automático de Información Personal fue firmada por el Consejo de Europa el 28 de enero de 1981. Esta convención está actualmente en el proceso de actualización para reflejar los nuevos retos legales causados por el desarrollo tecnológico. El Convenio sobre cibercriminalidad también protege la identidad de los sistemas de información y, por tanto, de la privacidad en el ciberespacio. La privacidad incluyendo la protección de los datos también está protegida por el Artículo 8 de la Convención Europea de Derechos Humanos.
Este día fue iniciado por el Consejo de Europa y celebrado por primera vez en 2007, como el Día Europeo de la Protección de la Información. Estados Unidos no haría algo similar hasta dos años después.
La gestión documental y la Seguridad y Salud Laboral de las personas trabajadoras
¿Cuál es la mejor Plataforma CAE? ¿Qué coordinación de actividades empresariales es la mejor?
