¿Cómo se determina si una herramienta de gestión documental CAE es eficaz?
La gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es una de las acciones SSL a la que se dedican importantes recursos, personales y materiales.
El éxito de estas herramientas de gestión documental está determinada por su eficacia. Es decir por el poco tiempo que se le debe dedicar a la herramienta en pos del tiempo que los profesionales en Prevención de Riesgos Laborales, puedan destinar a la prevención efectiva y real.
El objetivo es precisamente este. La solución de e-coordina permite involucrar a las contratas y subcontratas en el proceso de coordinación de actividades empresariales, en su gestión documental.
Permite optimizar la burocracia de la gestión documental. Por tanto se ahorra tiempo y consecuentemente los técnicos mejoran su dedicación.
¿La gestión documental de la CAE es sólo una aplicación?
No. Es mucho más. Son personas. Profesionales expertos — e-coordina acredita cuantitativamente su experiencia—, capaces de realizar la gestión documental , validar esta en tiempo desde el prisma de la experiencia.
Es mucho más que una mera aplicación. Es una solución sustentada en personas. Razón por que se ha convertido en referente no solo de la solución informática. El grupo e-coordina se ha convertido en una de las principales entidades con la que externalizar el servicio .
¿Qué seguridad jurídica y de continuidad ofrece la externalización del servicio?
En los inicios de e-coordina en el análisis previo se hizo mucho hincapié en la trazabilidad. Establecer un sistema que pudiera dar seguridad jurídica a los usuarios de las soluciones e-coordina. Existen registros de eventos documentales en los que se deja constancia de todas las operaciones realizadas. De cada paso dado.
Por ejemplo se puede saber cuando se envían y reciben las comunicaciones. Cuando se han leído. A que correo se ha dirigido o desde que ID ha sido abierta y leída.
¿Qué garantías de continuidad debe ofrecer una empresa de Gestión documental?
Todas. Depositar esta tarea relacionada con la CAE, PRL o SSL, en manos de una empresa debe realizarse cuando ésta puede garantizar su continuidad. Su solvencia certificada.
No podemos supeditar el funcionamiento de nuestro negocio al de otra empresa sin las suficientes garantías.
En 2022 e-coordina obtuvo la certificación internacional ISO 22301 que acredita esta solvencia y garantiza la continuidad. La ISO 22301 es una norma exigente. Sólo aquellas organizaciones con un grado de madurez en sistemas de gestión único, se pueden permitir alcanzar esta certificación.
Las empresas con ISO 22301 tienen que haber profundizado en el análisis de la gestión de los riesgos en distintos aspectos. También desde distintos puntos de vista de la gestión y estrategia empresarial.
¿Cómo influye en la gestión de las empresas gestionar bien los documentos CAE?
La gestión documental de la coordinación de actividades empresariales repercute de forma directa —económicamente hablando— y en positivo en la cuenta de resultados. No solo influyen en la reducción de los índices de siniestralidad laboral.
Pocos, o ningún método es más eficaz, para obtener el éxito de cualquier acción, que el de sistematizar sus procesos.
La CAE sistematiza el de la gestión de documentos PRL. La integración de la PRL en los diferentes niveles, tanto en el interior como en el exterior, es otro de los beneficios derivados de un eficaz sistema CAE.
Si la Coordinación de Actividades Empresariales garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales es precisamente por la mecánica de trabajo que establece su correcta implantación.
Esto es: una eficaz plataforma CE, validación correcta de los documentos referidos y la ayuda para que las empresas concurrentes (contratas) lo tengan fácil. Esto último garantiza el flujo de trabajo y accesos al puesto, optimizar procesos, tiempos y, por tanto, presupuestos. Mejora la rentabilidad.
¿Cómo organiza e-coordina la gestión en cada empresa?
Migración de documentos.
e-coordina se hace cargo de cargar en nuestros sistemas toda la documentación propia y de las contratas que ya esté organizada, al margen de donde esta esté almacenada.
Configuración y puesta en marcha.
Profesionales expertos de e-coordina diseñan la estructura de organización en la plataforma CAE, en función del tipo de gestión que cada empresa quiera realizar. Con ello se crea un organigrama donde queda reflejado el esqueleto organizativo de cada uno de los centros de trabajo de la empresa principal.
Formación en CAE.
Expertos SSL y en la solución informática se ponen a disposición de los responsables de cada empresa para formar a los departamentos oportunos en el uso de la aplicación CAE.
Soporte a contratas.
Todo un servicio de atención al cliente para facilitar tu trabajo y el de tus contratas,proveedores o colaboradores . Servicio técnico de la aplicación, aclaración de dudas, resolución de incidencias, recepción de sugerencias…
Validación documental.
Profesionales expertos en SSL , PRL revisan la documentación. En un plazo no superior a 48 horas toda la documentación queda verificada según la legislación vigente y los criterios de validación de cada empresa. Este servicio se presta incluidos los periodos vacacionales y de forma externalizada.
Gestión documental en todas las plataformas existentes.
e-coordina gestiona toda la documentación de las empresas a las que sus clientes solicitan desde diferentes plataformas. Los expertos de e-coordina se encargan de su actualización periódica con la documentación ya alojada en e-coordina.
Recepción de documentación de contratas y depósito.
Para facilitar la gestión CAE de usuarios a cualquier nivel, e-coordina puede recibir documentación vía e-mail para ser depositada donde corresponda.
¿Se puede vincular la comunicación documental a las formaciones?
Controlar la información sobre las obligaciones preventivas y la gestión documental garantiza el cumplimiento legal. Por ejemplo, que las plantillas estén bien formadas en materia de prevención genera cultura preventiva, como lo hace poder garantizar que esto sucede gestionando la trazabilidad documental y su gestión vinculada a la CAE.
La comunicación documental relativa a las formaciones obligatorias, de manera que los trabajadores y las propias empresas o contratas puedan certificar su realización, tendrá que ser garantizada.
En este sentido la trazabilidad de la gestión documental vinculada a la Coordinación de Actividades Empresariales es la solución. En este orden de cosas plataformas como e-coordina es calificada por los profesionales de la SST como la más eficaz.
¿Qué ventajas tiene la externalización de la validación documental?
Los profesionales de la seguridad y salud en el trabajo sólo tendrán que supervisar el procedimiento de validación documental accediendo de forma inmediata al estado documental de las contratas, sus trabajadores, equipos y vehículos. El técnico de prevención se libera de todo el proceso de gestión y se concentra en la toma de decisiones, en la prevención eficaz.
No son pocas las empresas y organizaciones que están revisando la metodología de gestión documental —a través de un software de gestión documental— de la CAE y desde nuestra experiencia —más de 50 millones de documentos validados en un año— podemos decir que la externalización de la validación documental es la opción más eficaz.
¿Cómo externalizar la gestión documental de la CAE?
En este enlace sobre externalizar la coordinación de actividades empresariales se puede obtener información sobre le proceso, e incluso solicitar, sin compromiso opciones para externalización de la coordinación de actividades empresariales ante todas las plataformas de todos los clientes de cada empresa
¿Qué coordinación de actividades empresariales es la mejor?
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