El rd 171/2004 ofrece las claves de cómo debe de ser la plataforma de coordinación que necesitamos. La CAE afecta a la integración de la PRL en las organizaciones, incluidas las de la administración
Es fácil saber que Coordinación de Actividades Empresariales elegir o a que CAE Cambiar si se conocen los detalles del sistema.
Que coordinar la CAE, cuando en un mismo centro de trabajo concurran varias empresas y contratas, sea obligatorio, no debería influir para elegir plataforma CAE. Son otros factores los necesarios para optar por el mejor software CAE.
SOLICITA AQUÍ TU DEMO CAE SIN COMPROMISO
Ya todos sabemos que la Coordinación de Actividades Empresariales —además de ser obligatorio y estar regulado por ley—, salva vidas. Sólo queda un dilema: “elegir la buena”.
Cabe destacar que si un sistema CAE no es eficaz, si no ha demostrado su eficacia (competitividad, sencillez, tutela, rapidez, integración, formación…) Entonces, la primera premisa deja de cumplirse. Si puede servir para esquivar la ley. Pero ¿supeditarías el trabajo de los responsables PRL y la seguridad de las personas a un sistema engorroso y de eficacia por demostrar?.
¿Qué CAE elegir?
En e-coordina pretendemos ayudar a disipar tus dudas si el dilema es ¿Qué CAE elegir o a que CAE cambiar?
La CAE de e-coordina está hecha por profesionales y dirigida a profesionales de la Prevención de Riesgos Laborales. En un entorno SaaS, facilita su uso en cualquier momento, en cualquier lugar.
La eficacia de una CAE se basa, entre otros aspectos, en que ésta disponga de un número ilimitado de usuarios internos y externos, así como los roles de éstos y centros de trabajo.
e-coordina se muestra tal cual por medio de un consultor/a especializado y lo hace sin ningún compromiso previo.
Ser eficaz, frente a otras CAE supone que la documentación a gestionar también pueda ser ilimitada sin supeditar esto al coste.
- Que la configuración, implantación y formación coordinación de actividades empresariales, en caso de ser necesaria, estén realizadas por expertos consultores profesionales. Sin esto la eficacia y puesta en marcha puede llegara ser muy complicado. No sucede así con e-coordina.
- Que implemente herramientas que te ayuden a solucionar retos como la reciente obligatoriedad del Registro de Jornada, como Control de Presencia de e-coordina.
- Que te ayude a controlar los accesos para garantizar la seguridad en los centros de trabajo .
- Que disponga de herramientas que te permitan realizar los trabajos te encuentre donde te encuentres.
- Que te permita crear documentos dinámicos y que puedan ser firmados sin necesidad de papel ni boli, sea cual sea el lugar en el que te encuentres.
La seguridad ante todo
Sólo e-coordina dispone de las siguientes medidas de seguridad que garantizan la inviolabilidad de los datos y el funcionamiento del sistema , previniendo los posibles ataques informáticos:
- Imágenes y repositorios de software, con actualizaciones de los mismos.
- Todas las comunicaciones con la aplicación, incluida la transferencia de ficheros, se realizan a través del protocolo HTTPS.
- Copias diarias de los datos contenidos en el Sistema de Gestión de Base de Datos, como de ficheros almacenados. Las copias se almacenan por duplicado en la nube y en otro data center.
- Herramientas de backup en caliente, de nuestras máquinas.
- Auditorías internas periódicas para detectar y corregir posibles vulnerabilidades
Estas son sólo algunas de las características, que determinan la eficacia del sistema. Las que explican por que la Coordinación de Actividades Empresariales de e-coordina es la CAE de referencia en el mercado.
Es sencillo. Puedes cumplir con la ley de PRL —coordinación de actividades empresariales. Obligaciones y responsabilidades legales—y optar por la mejor CAE:
- Solicitas aquí tu DEMO.
- Un consultor experto te muestra la solución e-coordina y atiende todas y cada una de tus dudas. Todo sin ningún compromiso.
- Luego tu eliges y si optas por la solución de referencia y más competitiva te ayudamos a ponerla en marcha en cada uno de sus pasos.
¿Cómo afecta la CAE a la integración de la PRL?
¿Cuándo es obligatoria la coordinación de actividades empresariales?
La coordinación de Actividades Empresariales repercute económicamente y en positivo en la cuenta de resultados. La CAE, además ayuda a reducir los índices de siniestralidad en el trabajo. Aunque un efecto transversal, pero no por ello menos importante, es el de fomentar la integración de la PRL a nivel interno y externo.
No hay forma más efectiva de sacar cualquier acción adelante que la sistematizar sus procesos. La CAE sistematiza el de la gestión documental PRL. La integración de la PRL en los diferentes niveles, tanto en el interior como en el exterior, es uno de los beneficios derivados de un eficaz sistema CAE. Si la Coordinación de Actividades Empresariales garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales es precisamente por la mecánica de trabajo que establece su correcta implantación. Esto es: una eficaz plataforma de gestión documental, validación correcta de los documentos referidos y la ayuda para que las empresas concurrentes (contratas) lo tengan fácil. Esto último garantiza el flujo de trabajo y accesos al puesto.
La mejora continua en la CAE
El sistema prospera si los actores del procedimiento incluyen mejoras más allá de las estrictamente legales. Es el caso de e-coordina y soluciones como las que desarrolla en aras de una mejora sustancial en procedimientos de información / comunicación. El proceso de mejora continua es un concepto contemporáneo. Pocas organizaciones destinan recursos a este procedimiento que pretende mejorar productos, servicios y procesos. En e-coordina es una actitud general, que se traduce en la inclusión de mejoras continuas. Estas mejoras redundan en el objetivo común y general: Reducir la siniestralidad PRL.
Concluimos pues, que la CAE incide directa y positivamente en la integración de la Prevención de Riesgos Laborales. Pero este no es el único beneficio de la Coordinación.
la CAE incide directa y positivamente en la integración de la Prevención de Riesgos Laborales. Pero este no es el único beneficio de la Coordinación
Coordinación y PYMES
Es indudable que una de las consecuencias de la CAE fue que las pequeñas empresas se tomasen más en serio las tareas preventivas. Ya no sirve con obviar u olvidar una evaluación de riesgos laborales, por ejemplo. Ya no se concibe. Ahora, si no lo hacen, no pueden acceder al puesto de trabajo. En consecuencia, las grandes empresas contratarán los servicios de pequeñas empresas que cumplan.
El equilibrio entre la seguridad laboral y la descentralización empresarial
Para alcanzar el equilibrio entre la seguridad y salud de los trabajadores y la descentralización de la producción, en el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales se regulan las obligaciones relativas a la coordinación de las actividades de las empresas concurrentes en un centro de trabajo en cuanto a materia preventiva.
Análisis de legislación
La legislación trata de dotar de flexibilidad a las empresas en su aplicación. Cuando habla de la oferta de medios de coordinación y su elección más adecuada en función de cada caso, instrucciones por escrito en caso de riesgos graves, etc. Muchos consideran que se ha convertido en una actividad cargada de burocracia, en la que el tiempo invertido en en gestión documental es mayor que el que se debe invertir en los trabajos a realizar. Es aquí donde cobran verdadero valor las herramientas de gestión CAE eficaces como las de e-coordina.
Las herramientas para la gestión CAE tienen que estar adaptadas a la normativa de aplicación, de tal forma que cumplan con los requisitos legales para la coordinación de actividades empresariales. El software e-coordina permite cumplir con las obligaciones de gestión documental tanto si el cliente es empresa principal, empresa titular o empresa en coordinación.
El tratamiento de las contratas en las normas ISO
La descentralización productiva ha hecho que la actividad de empresas contratadas para la prestación de servicios tengan una gran influencia dentro de los procesos de las propias organizaciones. También lo tienen en sus resultados, es por ello, que los procesos de selección de contratas, la evaluación de sus competencias y el cumplimiento por éstas, tanto de la normativa legal como las normas internas de las que se doten las organizaciones, se ha convertido en una necesidad para garantizar su éxito.
De esta forma las diferentes normas ISO contemplan expresamente la necesidad por parte de las organizaciones de establecer procesos de control y seguimiento de la actividad de las contratas.
ISO 9001:2015
La norma ISO 9001:2015 establece que se deberá controlar que las empresas externas cumplen sus especificaciones cuando:
- Los productos y servicios son proporcionados por proveedores externos para su incorporación en los productos y servicios propios de la organización
- Los productos y servicios son proporcionados directamente al cliente por los proveedores externos, en nombre de la organización
- Un proceso o parte de un proceso es proporcionado por un proveedor externo, como resultado de una decisión de la organización de externalizar un proceso o función.
En estos casos la organización debe establecer y aplicar criterios para la evaluación, selección, seguimiento del desempeño y re-valuación de los proveedores externos, con base en su capacidad para suministrar procesos, productos y/o servicios, de acuerdo con los requisitos especificados.
«… la organización debe establecer y aplicar criterios para la evaluación, selección, seguimiento del desempeño y re-valuación de los proveedores externos…»
ISO 14001:2015
El control de los contratistas tampoco es ajeno a la norma ISO 14001:2015 . Ésta establece que todos los procesos contratados de forma externa tienen que ser controlados por la organización y tiene que quedar definidos dentro del Sistema de Gestión Ambiental de tal modo que quede especificado el grado de control que se ha de aplicar a los diferentes procesos contratados de manera externa.
ISO 19600
La ISO 19600 Sistema de gestión de compliance en su punto 8.3 contempla los procesos de externalización y establece que estos deben ser controlados y se debe realizar un seguimiento sobre los mismos.
Deja claro la norma que la externalización de las operaciones de una organización no le libera de sus obligaciones legales. Sus responsabilidades de compliance deben extenderse a aquellas y solicitar a la empresa a la que se le haya externalizado alguna de las actividades de la organización que cumpla con sus estándares y compromisos de compliance, asegurándose que estos no son rebajados.
La organización debe tener en cuenta los riesgos compliance relacionados con los procesos externalizados y establecer controles sobre los contratistas para asegurarse que cumplen con sus requisitos y con los contenidos del contrato de forma eficaz.
ISO 45001
También en el borrador de la ISO 45001, Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, se contempla expresamente la relación con los contratistas. En su punto 8.5 establece cuales son los procesos que se deben implantar en la organización.
Contempla varios supuestos de relaciones entre la organización y los contratistas. En todos ellos de deberán establecer los procesos para identificar y comunicar los peligros y para evaluar y controlar los riesgos.
Los supuestos que pueden ser fuentes riesgo para la seguridad y salud de los trabajadores son:
- Las actividades y operaciones de los trabajadores de los contratistas para los trabajadores de la organización.
- Las actividades y operaciones de la organización para los trabajadores de los contratistas.
- Las actividades y operaciones de los contratistas para otras partes interesadas en el lugar del trabajo.
- Las actividades y operaciones de los contratistas para los trabajadores de los contratistas
Real Decreto 171/2004
Estos procesos de identificación y comunicación de riesgos ya vienen recogidas en el Real Decreto 171/2004 , por el que se desarrolla el artículo 24 de la ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, de coordinación de actividades empresariales. Así como, la obligación de las contratas de incluir estos riesgos en su evaluación de riesgos para evaluarlos y establecer las medidas correctoras adecuadas, para su control.
Además, la norma establece que se deben establecer los procesos para asegurar que los contratistas y sus trabajadores cumplen con los requisitos del Sistema de Seguridad y Salud de la organización, a través de sistemas de seguimiento y control de la actividad de los contratistas y sus trabajadores.
Por último, establece la necesidad de que los procesos establezcan los criterios de seguridad y salud en el trabajo que deben cumplir las contratas de tal forma que su cumplimiento debe ser condición previa para su homologación y su incumplimiento motivo para que el contratista no pueda acceder a nuevas contrataciones.
«… todas las normas ISO comentadas contemplan la necesidad de establecer procesos de control de la actividad de las empresas contratistas..»
En conclusión vemos que todas las normas ISO comentadas contemplan la necesidad de establecer procesos de control de la actividad de las empresas contratistas de tal forma que se pueda garantizar que cumplen con los requisitos de sus sistemas de gestión.
Estos procedimientos deben contemplar con carácter previo a la contratación que los contratistas cumplen con los requisitos del sistema a través de un proceso de homologación y posteriormente un sistema de control del cumplimiento del sistema y del desempeño y una reevaluación en base a los resultados.
Estos procesos de adecuación de los contratistas a los diferentes sistemas tienen que estar documentados.
En este orden de cosas e-coordina se presenta como una herramienta especialmente eficiente para la gestión y control documental de los requisitos, incluido el del cumplimiento normativo (compliance) no solo para la coordinación de actividades empresariales, sino para el resto de requisitos que contemplan el conjunto de normas ISO.
SOLICITA AQUÍ TU DEMO CAE SIN COMPROMISO
Las administraciones están obligadas a cumplir la CAE igual que la empresa privada
El incumplimiento de obligaciones de coordinación de actividades empresariales, CAE, puede dar lugar a diversas consecuencias en función del tipo de incumplimiento. Los Ayuntamientos pueden incurrir en responsabilidades de orden social, administrativo o incluso penal.
Desde la entrada en vigor de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, a los ayuntamientos les costó adaptarse a la necesidad de cumplir con la misma. Se han ido adaptando de forma paulatina. A diferencia de otros sectores, tardaron muchos años en conseguir un cumplimiento adecuado a nivel general de la misma.
En el año 2004 se aprobó el RD 171/2004 por el que se desarrolla el art. 24 de la ley 31/95. La gran mayoría de los ayuntamientos, apenas realizan las tareas de coordinación necesarias para cumplir con la norma.
SITUACIÓN ACTUAL
Tanto si el ayuntamiento cuenta con un servicio de prevención propio, como si se encuentra externalizado, éste se ocupa de realizar la prevención de riesgos laborales para los empleados. Pero no controlan las contrataciones de los distintos servicios del mismo. La externalización es una de las principales causas por las que no se hace CAE. Se considera, erróneamente, que tienen el tema de las subcontrataciones cubierto. Generalmente estas contrataciones se realizan desde los distintos departamentos o desde un servicio dedicado. Es el servicio quien se encarga de cumplir con la normativa específica de contrataciones para el sector público. El problema es que desde este servicio no se tienen en cuenta las responsabilidades del ayuntamiento en materia de PRL. Bien por desconocimiento, o por falta de medios para el control del cumplimiento de las normas por parte de las contratas o proveedores.
Los servicios de prevención de ayuntamientos no suelen contar con medios para poder conocer las empresas contratadas. Tampoco de los servicios que van a ofrecer al ayuntamiento. Así como los riesgos que aportarán las mismas en los distintos centros de trabajo de los que los consistorios son responsables.
CONCLUSIONES:
- Las AAPP y Ayuntamientos tienen las mismas obligaciones que el sector privado en PRL. Solo existen algunas salvedades de organización y medios.
- La normativa sobre CAE, marca una serie de obligaciones para cualquier empresa (incluido el sector público) cuando en sus centros de trabajo concurren trabajadores de distintas empresas.
- El incumplimiento de estas obligaciones puede derivar en responsabilidades de orden social, administrativo o incluso penal.
- Una adecuada CAE, conseguirá evitar incumplimientos. Prevenir accidentes por falta de control de las tareas realizadas en los centros de trabajo por parte de los trabajadores de las contratas.
EN QUÉ PUEDE AYUDAR e-coordina A CAMBIAR ESTA SITUACIÓN
e-coordina permite:
- Realizar una configuración de la plataforma específica. Con aquellos requerimientos documentales necesarios por parte del ayuntamiento a las distintas empresas.
- Controlar el cumplimiento de dichos requerimientos por parte de los distintos proveedores o contratas del ayuntamiento.
- Visualizar de una manera muy sencilla cuando una empresa es cumplidora y cuando no está realizando la coordinación de actividades empresariales.
- Gestionar los distintos espacios en los que se quiere hacer coordinación, realizando una organización de los mismos dentro de la plataforma que permita una gestión eficaz del trabajo de coordinación.
- Crear usuarios pertenecientes a los distintos departamentos del ayuntamiento que permita que cada uno de ellos puedan controlar aquella información necesaria, desde el alta empresas, hasta la gestión documental.
- Crear un apartado de homologación de proveedores que simplifique el trabajo y permita el conocimiento previo de las empresas que cumplen con los requerimientos del ayuntamiento anteriormente a la contratación de las mismas, así como el control de la documentación requerida en las distintas licitaciones del consistorio.
Todo esto permite a la administración local asegurarse que contará con toda la información necesaria para poder asegurar una adecuada gestión de la información de todos los actores que participan de la CAE. También podrá justificar la misma ante posibles inspecciones de trabajo o auditorías.
La inversión en CAE afecta directa y positivamente a la cuenta de resultados
Las empresas españolas destinan más de 30 €/hora en recursos preventivos CAE. El coste sería muy inferior con el establecimiento de “eficaces” soluciones de Coordinación de Actividades Empresariales. Los costes de la inexistencia o de ineficaces sistemas CAE no son sólo los derivados de las sanciones por siniestros. A éstos habrá que sumar los dea las horas dedicadas por los técnicos PRL. También los derivados por emplear su tiempo en tareas de gestión documental, en vez de efectivas tareas PRL.
Numerosos estudios desde hace décadas han demostrado la relación directa entre la inversión en PRL y beneficio económico. Podemos concluir que la inversión en CAE incide directamente en el ahorro económico para las empresas.
En 2017 las empresas españolas destinaron importantes recursos para hacer cumplir la ley. En un reciente estudio, realizado este año por el Observarorio PRL, entre cerca de 1000 empresas, un 55,74 % disponen de personas encargadas de la validación de la documentación. Las motivaciones para esta inversión no fueron precisamente ni la económica, ni la meramente preventiva.
Las soluciones a medias no sirven para que la eficacia de los sistemas CAE repercutan directa y positivamente en la cuenta de resultados de las empresas. El soporte informático CAE debe contar con el aval y la experiencia de profesionales PRL. Pero además la solución de gestión CAE debe contar con un soporte cualificado, para atender las demandas de los usuarios (contratistas). También con profesionales para validar la documentación que accede al sistema, en función de los requerimientos de los propios usuarios.
Está claro que un eficaz sistema CAE, además de plegar la situación PRL a la legalidad vigente, incide directamente en un control eficaz de la PRL y de la siniestralidad y por tanto costes derivados de los riesgos consumados de éstas.
RETICENCIAS
A pesar de esto no son pocas las empresas que rechazan invertir en prevención, sobre todo las pequeñas y medianas. Éstas catalogan la inversión como coste financiero. Se deberían considerar los costes directamente relacionados con el absentismo, o la degradación de la imagen de marca, entre otros. La marca, su imagen, se ve notablemente mejorada, y por tanto valorizada ante entes empresariales superiores. Si se cuenta con eficaces sistemas CAE, la obtención de contratos será más sencilla frente a aquellos que no los posean.
REPERCUSIÓN ECONÓMICA
Es conocido el dato que revela que por cada euro invertido en prevención, potencialmente se espera un rendimiento económico de 2,20 euros. Recordamos que estos beneficios llegan dados por, la reducción de accidentes y sus costes derivados; tiempos de baja laboral, pérdida de negocio, sanciones, daños materiales, imagen y reputación; los beneficios derivados de la motivación de empleados que se sienten protegidos, etc.
Demostrada pues la influencia de la CAE en las condiciones preventivas, queda también demostradas la incidencia directa y positiva de la Coordinación en la cuenta de resultados. El dato contrasta con otro muy revelador: Aun a dia de hoy el 86,9% reconoce que solicitan la coordinación de Actividades Empresariales por imperativo legal. En este sentido cabe destacar que el 42,7% lo hace por mejorar las condiciones laborales y el 48,39% asegura hacerlo para “reducir la siniestralidad”. Los porcentajes aumentan por encima del 50% si la casuística aduce “evitar sanciones” o “miedo a las responsabilidades”
VISIÓN INTEGRAL DE LA CAE E INVERSIÓN
La Coordinación de Actividades Empresariales va más allá que el establecimiento de un software para la gestión documental. Aunque la eficacia de éste incide directamente en la calidad de un buen sistema de PRL. El INSHT representa en un esquema cuáles son los medios que intervienen.
De esta manera, conscientes que la CAE va más allá de un mero software podemos identificar la inversión CAE en los activos tangibles e intangibles de la inversión preventiva y su consecuente repercusión económica positiva en la cuenta de resultados.
También, a la hora de elegir el mejor software CAE, se deberá tener en cuenta un sistema de Validación documental Coordinación Actividades Empresariales eficaz o que esta pueda estar vinculada y sincronizada con Todo Lo que necesitas saber sobre el Control Horario. Guía del gobierno sobre el control de la Jornada Laboral
