Generar documentos dinámicos desde nuestro soporte móvil, además de ser eficaz en todos sus sentidos contribuye a no usar papel en la gestión cotidiana de la documentación

La era del papel toca a su fin. Salvar árboles no es la única ventaja de generar documentos dinámicos desde nuestro soporte móvil -aunque también- para estar al dia documentalmente. La eficacia en su más amplio sentido es la principal ventaja de las herramientas como e-dysign.

Sostenibilidad, vanguardia, compromiso con el medio ambiente y hasta “salvar bosques tropicales” –como se recoge en este artículo– serian argumentos de peso para poner en valor sistemas como e-dysign, una aplicación para la creación y firma de documentos dinámicos necesaria para la gestión cotidiana de la documentación.

Pero el principal valor de esta herramienta no se encuentra entre los mencionados aunque también los posee. Éste es la máxima eficacia.

Alternativas digitales

Prácticamente todas las tareas con papel como base disponen ya de su propia alternativa digital. Pensad, sí no las alternativas para libros, periódicos, revistas, entradas, tarjetas de embarque, fotografías, dinero… Son algunos ejemplos una pequeña parte del papel que se genera. sobre todo si lo comparamos con la cotidianidad de la gestión documental de las organizaciones. La que se realiza a diario. La que genera montañas de papel y consume ingentes cantidades de tiempo frente a celulosa pintada que cada vez nos dice menos.

Ya no es sólo que seamos responsables medioambientalmente. Es que el papel cada día nos enamora menos. No es eficaz.

Los documentos digitales se pueden crear desde cualquier soporte, se pueden adaptar, se pueden firmar con verdaderas garantías, se pueden recibir y enviar al instante con e-dysign.

SOLICITA INFORMACIÓN

El papel empieza a ser sinónimo de nostalgia mientras que sus alternativas digitales adquieren cada vez más eficacia. Vivimos un tiempo en el que se deben comenzar a aplicar criterios de sostenibilidad en nuestras acciones. Son muchos pequeños gestos los que consiguen salvar bosques enteros. Más cuando todos los estudios determinan que “si tomamos medidas nos beneficiamos de ellas incluso donde más nos duele en el bolsillo”. La sustitución del papel es una de estas medidas.

En la práctica

El proceso de firma con documentos dinámicos en e-coordina es el siguiente:

  1. El emisor o cliente dispone de un documento que quiere que sea firmado/certificado.
  2. El emisor sube el documento a la plataforma y genera una plantilla o documento dinámico que le permite introducir campos de rellenado automático, rellenado manual, firma, etc.
  3. El emisor solicita la firma del documento dinámico.
  4. El documento se rellena automáticamente con los datos de rellenado automático.
  5. El documento llega al firmante, al que se le solicita que rellene y/o corrija los datos que hayan sido marcados como editables.
  6. El documento rellenado se muestra al firmante para que lo lea y proceda a la firma biométrica.
  7. Cuando el usuario realiza la firma, se registran en el documento en forma de metadatos:
  8. Dirección IP del usuario o Geolocalización (coordenadas GPS) o Datos del equipo desde el que realiza la firma (navegador, sistema operativo) o Datos biométricos de la firma cifrados con una clave privada de ADOSProject
  9. Se “estampa” la firma biométrica del usuario en el documento. El nuevo documento resultante es el documento final.
  10. La herramienta realiza un resumen único del documento final.
  11. La herramienta utiliza la clave privada para codificar el resumen y generar el certificado.
  12. La herramienta se conecta con un servidor certificado de sellado de tiempo, que incorpora un segundo certificado a la firma que marca la fecha y hora en el que se han realizado.
  13. La herramienta crea otro documento electrónico que contiene ese resumen codificado con el certificado digital y el sellado de tiempo.
  14. Este nuevo documento incorpora la firma y se considera en sí mismo una firma electrónica.