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El Plan de Prevención es el instrumento que recoge la Ley de Prevención de Riesgos Laborales para gestionar la prevención en la empresa.
Dentro del Plan de Prevención de la empresa habrá que tener en cuenta las situaciones de concurrencia de empresas en un centro de trabajo para establecer las funciones y responsabilidades del personal de la empresa en materia de coordinación de actividades empresariales, así como los procedimientos necesarios para la adecuada gestión de la misma. La coordinación de actividades empresariales, dentro del plan de prevención, debe ser objeto de un procedimiento específico cuyo objetivo será establecer los medios de coordinación adecuados para las diversas situaciones de concurrencia en las que se pueda encontrar la empresa.
Este procedimiento deberá contemplar los requisitos de la norma y en él no solo deben estar implicado los miembros del departamento de prevención, sino que tienen que estar implicados todos las miembros de la organización que tengan que ver con la coordinación de actividades empresariales, ya sean del departamento de compras, recursos humanos, producción, etc.
Todo procedimiento de gestión debe contener los siguientes puntos: objeto, alcance, responsabilidades, metodología y registro de evidencias.
Objeto
El objeto del procedimiento supone establecer el procedimiento que debe seguir la empresa, para elegir los medios de coordinación apropiados, de acuerdo al artículo 24 de la Ley 31/1995 y el R.D. 171/2004, para evitar daños a los trabajadores de la propia empresa o a terceros.
Alcance
El alcance abarcará todas aquellas situaciones en que nuestra empresa concurra con otra en un centro de trabajo, independientemente de la titularidad del mismo, de la actividad que desarrollen las empresas y de la relación jurídica que existe entre ellas.
Responsabilidades
Las responsabilidades definirán las figuras que en nuestra empresa tengan competencias en materia de prevención de riesgos laborales (coordinador de seguridad, recurso preventivo, responsable del procedimiento de coordinación, etc.) y se definirán las funciones de cada uno de ellos. Asimismo, se establecerán las responsabilidades que con respecto a esta materia tengan los trabajadores de la empresa según su puesto en el organigrama.
Metodología
Para aplicar una metodología en cada una de las situaciones de coordinación que se puedan, es necesario:
- Identificar todas las situaciones en que los trabajadores de la empresa tengan relación con los trabajadores de otras empresas.
- Identificar los lugares donde esto se produce, es decir, los centros de trabajo.
- Determinar la titularidad de estos centros de trabajo.
- Determinar la relación jurídica con la empresa en coordinación y si presta obras o servicios de la misma actividad.
- Definir el método de coordinación, así como los registros necesarios para su cumplimiento.
Previamente al inicio de los trabajos que dan lugar a situaciones de concurrencia deberemos responder a estas preguntas:
- ¿La empresa en coordinación desarrolla una actividad considerada como peligrosa?
- ¿La actividad de la empresa en coordinación afecta de forma directa a mis trabajadores?
- ¿Los riesgos derivados de los procesos productivos de cada una de las empresas en coordinación pueden verse agravados o se pueden crean nuevos riesgos derivados de la interacción?
Si contestamos a cualquiera de estas preguntas afirmativamente deberemos identificar los riesgos, valorarlos y establecer las correspondientes medidas correctoras, así como informar a los trabajadores afectados y proporcionarles las correspondientes instrucciones de seguridad para ejecutar los trabajos en condiciones de seguridad.
La identificación del centro de trabajo y de su titularidad, así como si las tareas ejecutadas son de la misma actividad de la empresa que contratamos, nos llevará a identificar cada una de las situaciones de concurrencia de nuestra empresa.
Registro de evidencias
Para que un sistema de gestión funcione adecuadamente, además de establecer que es lo que debemos de hacer, quien lo debe hacer y cuando se debe hacer; debe quedar constancia de que esto se hace conforme a las indicaciones del procedimiento. Esto implica una justificación documental.
Por tanto, habrá que hacer una enumeración de los documentos necesarios para el procedimiento de coordinación de actividades empresariales. Lo que supone que a cada una de las situaciones de coordinación identificadas, deberemos asignar los documentos necesarios para establecer su trazabilidad y evidenciar la misma.
Existe una equivalencia entre la definición dada por la Ley de Prevención de Riesgos Laborales para el Plan de Prevención y la definición que realiza la especificación OHSAS 18001 sobre Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo: ambas establecen que el plan de prevención o sistema de gestión, según se use una terminología u otra, debe incluir la estructura organizativa, la planificación de actividades, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos y los procesos. Esto nos lleva a pensar que para la gestión de la prevención es necesaria una adecuada gestión documental, ya que el control de documentos es una de las principales herramientas para la revisión y mejora del sistema.
Un sistema de gestión de la prevención nos va a exigir la conservación de documentos y datos sobre los que una norma legal establezca una obligatoriedad, y deberán ser debidamente identificados. De la misma manera se deberán identificar los documentos externos que la organización ha considerado como necesarios para llevar a cabo la planificación y el control operacional del sistema de la gestión de la seguridad y salud en el trabajo.
Por ello, aunque el Real Decreto 171/2004 no exige la justificación documental salvo en el caso de que en la coordinación de actividades empresariales existan riesgos graves o muy graves para los trabajadores, la exigencia que hace la Ley sobre la existencia de un plan de prevención y el que la gestión documental sea el instrumento necesario para evidenciar el funcionamiento del sistema, nos hace concluir que para que el plan de prevención no se quede en una mera formalidad, ha de ser debidamente documentado y, consecuentemente, el procedimiento de coordinación de actividades empresariales como parte del mismo.
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