En relaciones de subcontratación, la coordinación de actividades empresariales se traduce en último término en el intercambio documental entre empresas concurrentes en un mismo centro de trabajo. Esto suele convertirse en un traspaso descontrolado de documentos en ambas direcciones. Para evitar que se convierta en un flujo sin fin de documentos, existen herramientas en el mercado para la gestión documental de la CAE.

Gestión documental

e-coordina es una aplicación web o Software as a Service que permite la gestión de documentos propios y ajenos en relaciones de subcontratación. Así, y según el organigrama de la empresa principal, las contratas registran en la aplicación a sus trabajadores, maquinaria y vehículos y proceden a la carga documental de todos sus elementos.

La solicitud documental se realiza en función del tipo de sociedad para los documentos administrativos, y de la actividad de la empresa y riesgos específicos de las tareas de los trabajadores para los documentos preventivos. Esta solicitud se configura siempre bajo los criterios de cada empresa principal.

En e-coordina permitimos cargar documentos de hasta 50 Mb, pudiendo añadir varios documentos en la misma solicitud.  Además, esto no supone ningún coste adicional al propietario de la licencia de uso, puesto que la capacidad de almacenamiento que e-coordina ofrece a sus clientes es ilimitada.

Función espejo

Para aquellas solicitudes de un mismo documento que se repliquen, e-coordina deposita una copia del documento cargado. Es decir, si por ejemplo un trabajador accede a siete centros de trabajo diferentes y, por tanto, se le solicitan siete aptitudes médicas; su empresa tan solo cargará uno en la aplicación y e-coordina se encargará de depositar una copia en las otras seis solicitudes.

Lectura automática por OCR

Para documentos administrativos oficiales, como el TC2 o el Informe de Trabajadores en Activo (ITA), e-coordina facilita una opción de lectura automática de datos mediante un procedimiento OCR (Optical Character Recognition). Así, es la propia aplicación la que busca en el documento los datos necesarios para su validación: CIF de la empresa, DNI de los trabajadores y fecha de emisión. Si encuentra coincidencias, deposita una copia en cada trabajador y lo valida inmediatamente.

Actualmente, la lectura automática por OCR en e-coordina ya detecta el nuevo formato de Relación Nominal de Trabajadores (RNT).

Envío de enlaces

Toda la documentación se puede filtrar por documento, empresa, trabajador, estado válido/no válido, etc. Y desde la propia aplicación, con un solo clic, puede enviarse cualquier documento a terceras partes. Estas recibirán en su correo electrónico diferentes enlaces desde los que poder descargar los documentos enviados.

También dispone de una herramienta de estadísticas en cuanto al cumplimiento documental.

Histórico documentación

En cumplimiento de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), e-coordina guarda la documentación caducada durante un periodo de cinco años. De esta forma, se puede disponer de cualquier documento caducado en los últimos cinco años en vistas de posibles auditorías o inspecciones. Para facilitar la búsqueda de documentos, la aplicación dispone de filtros por centro de trabajo, empresa, trabajador, documento, etc.

Si quieres conocer más sobre esta herramienta, o sobre las posibilidades y servicios que ofrece e-coordina en la gestión documental, solicita una demo gratuita aquí.

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