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En las relaciones de subcontratación, la coordinación de actividades empresariales se resume en el intercambio de documentos entre empresas concurrentes en un centro de trabajo específico. Esto a menudo resulta en un intercambio desorganizado de documentos en ambas direcciones. Para evitar que se convierta en un flujo interminable de documentos, existen soluciones disponibles en el mercado para gestionar los documentos de la CAE de manera más efectiva..
Como elegir la mejor plataforma CAE
Elegir la mejor plataforma de gestión documental para la coordinación de actividades empresariales puede resultar complicado. En el siguiente enlace dispones de información para poder decidir: Guía para elegir el el mejor software CAE, la mejor plataforma de gestión documental de coordinación de actividades empresariales.
Gestión documental
e-coordina es una aplicación web o Software as a Service —SAAS— que permite la gestión de documentos propios y ajenos en relaciones de subcontratación. Así, y según el organigrama de la empresa principal, las contratas registran en la aplicación a sus trabajadores, maquinaria y vehículos y proceden a la carga documental de todos sus elementos.
La solicitud de documentos se realiza teniendo en cuenta el tipo de sociedad para los documentos administrativos, así como la actividad de la empresa y los riesgos específicos asociados a las tareas de los trabajadores para los documentos preventivos. Esta solicitud siempre se configura según los criterios establecidos por cada empresa principal.
En e-coordina permitimos cargar documentos de hasta 50 Mb, pudiendo añadir varios documentos en la misma solicitud. Además, esto no supone ningún coste adicional al propietario de la licencia de uso, puesto que la capacidad de almacenamiento que e-coordina ofrece a sus clientes es ilimitada.
Función espejo
Para aquellas solicitudes de un mismo documento que se repliquen, e-coordina deposita una copia del documento cargado. Es decir, si por ejemplo un trabajador accede a siete centros de trabajo diferentes y, por tanto, se le solicitan siete aptitudes médicas; su empresa tan solo cargará uno en la aplicación y e-coordina se encargará de depositar una copia en las otras seis solicitudes.
Lectura automática por OCR
Para documentos administrativos oficiales, como el TC2 o el Informe de Trabajadores en Activo (ITA), e-coordina facilita una opción de lectura automática de datos mediante un procedimiento OCR (Optical Character Recognition). Así, es la propia aplicación la que busca en el documento los datos necesarios para su validación: CIF de la empresa, DNI de los trabajadores y fecha de emisión. Si encuentra coincidencias, deposita una copia en cada trabajador y lo valida inmediatamente.
Actualmente, la lectura automática por OCR en e-coordina ya detecta el nuevo formato de Relación Nominal de Trabajadores (RNT).
Envío de enlaces
Es posible filtrar toda la documentación por tipo de documento, empresa, trabajador, estado válido/no válido, entre otros criterios. Además, desde la propia aplicación, con tan solo un clic, es posible enviar cualquier documento a terceros. Estos recibirán en su correo electrónico diversos enlaces a través de los cuales podrán descargar los documentos enviados.
Histórico documentación
En cumplimiento de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), e-coordina guarda la documentación caducada durante un periodo de cinco años. De esta forma, se puede disponer de cualquier documento caducado en los últimos cinco años en vistas de posibles auditorías o inspecciones. Para facilitar la búsqueda de documentos, la aplicación dispone de filtros por centro de trabajo, empresa, trabajador, documento, etc.
Si quieres conocer más sobre esta herramienta, o sobre las posibilidades y servicios que ofrece e-coordina en la gestión documental, solicita una demo gratuita aquí.
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Características diferenciales de la CAE
La principal característica del software de e-coordina es que logra transformar la gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales en prevención efectiva y real”
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Los usuarios se adaptan rápidamente a e-coordina
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