Después de dos años desde la implantación de la obligatoriedad de registrar la jornada laboral en los centros de trabajo, los sistemas de registro siguen suscitando dudas. Quizás el desarrollo de su funcionamiento en tiempos de pandemia haya constituido un verdadero hándicap en la implantación para los responsables de RRHH de las empresas.
Durante no poco tiempo, tras la publicación del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, se han suscitado dudas y la Dirección General de Trabajo, que atendía las consultas en materia de registro de jornada. En este sentido el gobierno incluso elaboraba una guía.
Guía del Ministerio de Trabajo sobre la implantación del registro de la jornada de trabajo
El Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social elaboró un documento guía con el objetivo de facilitar la implantación de la norma. En el documento que enlazamos aquí se recogen criterios. Son a mero título informativo, en relación con el deber formal empresarial.
El registro horario sirve para todos los trabajadores. No depende de su categoría o grupo profesional, atañe a todos los sectores y las empresas independientemente de su tamaño o sea cual sea el tipo de organización del trabajo. La única condición es que las empresas estén incluidas en el ámbito de aplicación que define la legislación. Si es así, todas las empresas están obligadas al registro diario de jornada. En este sentido debemos incluir a los trabajadores “móviles”, comerciales, temporales, trabajadores a distancia o cualesquiera otras situaciones en las que la prestación laboral no se desenvuelve, total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa.
Herramientas Registro de la jornada de trabajo
Y son estas últimas razones, además de la obligatoriedad, las que hacen necesarias herramientas que faciliten esta tarea —la del registro de la jornada incluso cuando el empleado no está en el centro de trabajo—, que lo sistematicen, pasando a formar parte del funcionamiento, de lo cotidiano, de la vida laboral de las empresas sin que se convierta en un evento añadido.
¿Quién no tiene que registrar su jornada laboral?
Una norma no es una norma completa si no cuenta con sus correspondientes excepciones y ésta no podía ser menos. En este sentido cabe destacar a la alta dirección. Queda completamente excepcionada de la aplicación de la norma el personal de alta dirección contemplado en el artículo 2.1.a). Tampoco tendrán que registrar su jornada laboral aquellos trabajadores que, no siendo estrictamente personal de alta dirección (mandos intermedios, cargos de confianza o con ejercicio de especiales responsabilidades) tienen pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo. También si éste forma parte de sus obligaciones contractuales su plena disposición horaria para el cabal cumplimiento de su actividad profesional.
En definitiva los trabajadores/as que cuentan con un régimen específico o particular en materia de registro de jornada.
¿Quién es el encargado de registrar la jornada laboral en caso de subcontratación?
En cuanto a la subcontratación —artículo 42 ET—, dado que el control de la actividad permanece en la empresa contratista o subcontratista, verdadera empleadora, ésta será la responsable del cumplimiento de todas las obligaciones laborales, incluidas las del registro de la jornada de trabajo.
No obstante, cuando los trabajadores de la contratista prestan actividad en la empresa principal, ambas empresas podrán acordar cuándo servirse de los sistemas de registro diario de jornada empleados en la principal para sus trabajadores. De esta forma se garantiza una mayor fiabilidad del registro de la jornada efectivamente realizada por los trabajadores de la contratista, así como su control por esta última de defectos o excesos de la jornada que puedan contradecir los términos acordados en la relación interempresarial y ser objeto de responsabilidad.
En cualquier caso la obligación de conservar y mantener la documentación de los registros diarios realizados es de la empresa contratista.
¿Qué medios pueden ser utilizados para el cumplimiento de la obligación de registro de la jornada?
La ley no establece cuál debe ser el método. El medio para registrar lo determinarán las necesidades de las empresas. Pero sin duda se deberán tener en cuenta sistemas que faciliten el registro de la jornada que permitan de una forma ágil y sencilla garantizar el registro de la jornada. En este sentido los sistemas de registro de la jornada de e-coordina se pueden vincular a aspectos tan importantes como la CAE.
En definitiva, la ley no establece una modalidad específica o predeterminada para el registro diario de la jornada. Se limita a señalar que se debe llevar a cabo día a día, e incluir el momento de inicio y finalización de la jornada. Sin duda serán los sistemas digitales los que mejor garanticen el cumplimiento con la ley del registro de la jornada.
¿Cómo se deben conservar los registros de la jornada laboral?
Al igual que con los métodos para registrar, cualquier medio de conservación será válido. Pero tendrá que garantizar la preservación y la fiabilidad e invariabilidad a posteriori de su contenido. Serán los sistemas digitales como control de presencia de e-coordina los que garanticen de forma más sencilla y eficaz la preservación de estos datos. También su puesta a disposición de trabajadores e inspección de trabajo.
¿Qué pasa con las horas extraordinarias?
En este sentido la Guía del ministerio de trabajo defiende que:
En relación con las horas extraordinarias derivadas de situaciones de fuerza mayor, su obligatoriedad y exigencia empresarial al trabajador permitirá exceder el número de horas que constituye la jornada ordinaria de este último, aun cuando habrán de computarse y retribuirse como horas extraordinarias, con cuantos efectos formales y materiales derivan de su realización. Prevalece la necesidad empresarial frente a la voluntariedad del trabajador de su realización, sin perjuicio de su registro en los términos previstos en el referido artículo 35 ET, que no se ve en este aspecto especialmente afectado por la nueva obligación de registro diario de la jornada.
