Podemos diseñar nuestros propios documentos dinámicos de gestión y firmarlos digitalmente evitando el contacto y riesgos innecesarios.

Evitamos la presencialidad, el contacto con otras personas que no son de “nuestro círculo más cercano”. Lo hacemos por sentido común y por qué lo dicen las autoridades sanitarias y hasta la propia OMS, los facultativos y los epidemiólogos. Las pandemias son la realidad del presente y el miedo del futuro. Su prevención condicionará la forma, no solo de relacionarnos socialmente, también profesionalmente.

La actividad empresarial y organizacional tiende a evitar la presencialidad, por mucho que nos resulte más resolutiva una reunión cara a cara. Y es cierto que es en éstas, cuando miramos a los ojos de nuestros interlocutores —comunicación no verbal de por medio—, cuando obtenemos más información que nos será de utilidad para relacionarlos empresarialmente con determinados actores.
Pero no es el caso si se trata de reuniones o citas trámite. Esas acciones habituales de gestión como entregar un documento o firmarlo, cuando la presencialidad puede ser obviada sin que suponga ningún riesgo ni descalabro en la gestión. Todo lo contrario, aportando valor en cuanto a la eficacia.

Las pandemias son la realidad del presente y el miedo del futuro. Su prevención condicionará la forma, no solo de relacionarnos socialmente, también profesionalmente.

Aunque evitar la presencialidad no es el único objetivo de herramientas como e-dysign de e-coordina, que persigue, la eficacia en la gestión documental como principal objetivo. Poder diseñar nuestros propios documentos, evitar desplazamientos, consumo de papel, trabajo adicional como escaneos envíos y hasta llamadas telefónicas.

Optimizar procesos de gestión.

En el ámbito preventivo y de la CAE a una solución como esta debemos exigir poder diseñar plantillas dinámicas con la posibilidad de añadir campos autocompletables a estos documentos. Esto facilitará el trabajo de quien tenga que cumplimentarlos. El círculo se completa si éstos, desde el propio teléfono o dispositivo móvil, lo enviamos al destinatario (gerente, trabajador, firmante, etc.) Y, por supuesto, poder firmarlo.


Los documentos e-dysign pueden ser enviados directamente a e-coordina si se trata de un documento de gestión de CAE.

Recapitulando. e-dysign propone una solución en la que prima la eficacia y la seguridad. Una forma de diseñar documentos que serán nuestras plantillas (estáticas o dinámicas) sobre un documento base. Con la posibilidad de añadir campos autocompletables. La solución solventa —en estos tiempos que corren— el tema de movilidad. Incluso algunas gestiones derivadas del teletrabajo, adquiriendo un nuevo nivel de eficacia.
No importa dónde esté el destinatario, no importa dónde estemos nosotros con documentos dinámicos de e-dysign a podemos enviar, recibir y consultar en cualquier momento, con una conexión a internet.

Los procesos de digitalización.

La digitalización de las empresas y organizaciones hace que disminuyan los costes de almacenamiento físico de la documentación. También los de uso de papel e impresiones; contribuyendo notablemente a los procesos de sostenibilidad. Pero sin duda es la mejora en el servicio que se puede ofrecer a clientes, o colaboradores, lo que hace mas atractivo este proceso de gestión documental.
Los Recursos Humanos de las empresas han tenido que evolucionar casi a la fuerza, de forma mucho más veloz que antes de la pandemia. La transformación digital en la que muchas empresas se encontraban inmersas se ha acelerado por la crisis sanitaria, evitar trámites presenciales se ha convertido en algo prioritario y se ha agilizado la implantación de muchos procesos digitales.

La creación de documentos dinámicos y la CAE.

En la gestión de la Coordinacionn de Actividades Empresariales (rd 171/2004) es importante una herramienta que facilita a las contratas la subida de documentos en formatos propios por medio de documentos dinámicos. Es decir, que se autocompleta con datos de los que ya dispone el propio programa o con datos que introduce el cliente para adaptar la herramienta a cada situación. Y todo sin necesidad de “pasar por la impresora”. No imprimir documentos, además de ser una opción más eficaz, es sostenible por el ahorro de papel que supone.
En el caso de que los documentos deban ser firmados: en este caso la solución de e-coordina permite remitir los documentos al firmante, para que lo pueda firmar desde su propio smartphone sin necesidad de imprimir.

Obtén aquí más información sobre e-dysign

Resumen
Fecha de la reseña
Artículo reseñado
Cómo evitar la presencialidad sin perder eficacia en la gestión
Puntuación del autor
51star1star1star1star1star
Nombre del software
e-dysign
Software Category
PRL /CAE