e-coordina valida más de 2 millones de documentos al año en el ámbito de la Prevención de Riesgos Laborales

Gestionar la Coordinacion de Actividades Empresariales  de forma eficaz, por medio de una app, denota el compromiso de las empresas y de los profesionales de la Seguridad y Salud en el Trabajo por una la prevención de riesgos laborales efectiva. El desarrollo de una acción permanente  y mantenimiento de actividades preventivas. 

Cada organización, requiere a sus contratas la documentación que entiende oportuna en materia de coordinacion de actividades empresariales, y para cumplir con el rd 171/2004 respondiendo a su propio procedimiento. Es decir, cada cliente tiene sus propios criterios y solicita su cumplimiento a través de la aplicación CAE a sus contratas. 

La gestión de la CAE en su faceta de gestión documental implica una importante dedicación de tiempo al control y a la gestión de la documentación,  a la validación documental.

Validar supone comprobar que la documentación que presentan los empleados/as de las contratas se ajusta a los requerimientos del cliente. Es éste el que pide los documentos. Esta es una de las partes más importantes dentro del proceso de gestión documental de la CAE. El proceso requiere conocimiento , dedicación y experiencia. En este sentido, e-coordina valida más de dos millones de documentos al año. Cientos de clientes y empresas depositan su confianza y sus documentos en esta experiencia, necesaria para completar el proceso de forma 

representa documentos validados

Accesos vs Validación documental

El acceso  de los trabajadores/as a las instalaciones, vinculado o no al sistema de acceso —como los tornos para agilizar los procesos de entrada—,  están asociados a los documentos que las contratas suben —depositan— en la aplicación. Tratando de cumplir con los requisitos de la empresa que los solicita. 

De esto resulta imprescindible una fluida comunicación entre las partes. Por un lado para definir los criterios de validación, por otro para aplicarlos. Documentos que en muchos casos se han de chequear de manera cruzada, por coordinación, concurrencia, etc. 

Otro de los aspectos a tener en cuenta es la antelación a la prestación del servicio con la que se presenta la documentación por parte de la contrata. También la resolución de problemas o dudas que surgen en el proceso. Para esto es imprescindible el apoyo de un buen equipo de soporte  técnico que solvente estos problemas y dudas.

La aplicación que gestiona los documentos es muy importante, pero también lo es la capacidad de validar los documentos de forma eficaz. Es la principal razón por la que muchas empresas externalizan el proceso de validación documental en busca de una mayor eficacia. 

Ventajas de externalizar la validación documental

Los profesionales de la seguridad y salud en el trabajo sólo tendrán que supervisar el procedimiento de validación documental accediendo  de forma inmediata al estado documental de las contratas, sus trabajadores, equipos y vehículos. El técnico de prevención se libera de todo el proceso de gestión y se concentra en la toma de decisiones, en la prevención eficaz..

No son pocas las empresas y organizaciones que  están revisando la metodología de gestión documental —a través de un software de gestión documental— de la CAE y desde nuestra experiencia —validamos más de dos millones de documentos al año— podemos decir que la externalización de la validación documental es la opción más eficaz.

Resumen
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Artículo reseñado
Una eficaz gestión documental mejora la prevención
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Nombre del software
Validacion
Nombre del software
e-coordina
Software Category
PRL CAE