La razón por la que los servicios CAE #PRL que ofrece e-coordina son referente en el mercado internacional son las Personas. Éstos son elogiados en todas las encuestas de satisfacción y en las continuas prescripciones de nuestros clientes.
El equipo humano que los hace posibles. Cuando una organización pone el foco en éstas —clientes, partners, equipos de trabajo— los resultados se perciben de forma inmediata en la prestación de servicios, en el trabajo desarrollado que convierte las tareas cotidianas en eficacia.
Expresar que las personas son el principal valor diferencia de e-coordina no desvela mayores secretos, solo un principio primordial: son las personas las que hacen posible que su desempeño destaque sobre el del resto de empresas de la competencia.
Los principios se quedan en meras palabras, en ideas insustanciales si éstos no se llevan a cabo. Por eso, presta atención a lo siguiente, son acciones e indicadores que muestran con transparencia, nuestra rendición de cuentas.
Validación documental en Coordinación de Actividades Empresariales
El equipo de personas de validación, de e-coordina es la que se encarga de la revisión de la documentación aportada por las contratas de nuestros clientes. Lo hacen en base a los criterios establecidos por éstos y las exigencias legales vigentes.
El sector no importa, las/os profesionales de e-coordina han adaptado los requisitos documentales de clientes con actividades muy diversas.
Cada miembro del equipo de validadores está especializado en la documentación solicitada por determinados clientes. Así se consigue una mayor especialización, mayor eficacia y evitar errores en la revisión.
Diariamente se revisa documentación controlando que no se supera el plazo de validación establecido —24 o 48 horas— . Para ello se utilizan herramientas y procedimientos desarrollados internamente. Procedimientos únicos que han sido mejorados tras años de experiencia. Eso permite controlar de manera eficaz el plazo y facilitar el proceso de validación. Desde que la empresa carga el documento hasta que es revisado por el equipo.
Auditorias diarias
Diariamente se realizan auditorías de la documentación revisada el día anterior. Es la manera de detectar posibles errores y subsanarlos eficazmente y consiguiendo mejorar día a día la calidad de la revisión.
El equipo de validación CAE revisa más de 300.000 documentos mensuales.
El equipo está formado por más de 50 personas, técnicas/os que revisan actualmente más de 300.000 documentos al mes. Una cifra que , cuando lean esto, ya habrá aumentado, pues lo hace constantemente. Sirva decir que en 2019 se revisaron en torno a 1.600.000 documentos y en 2022 se superaron los 3.000.000. Y subiendo.
Soporte Técnico PRL/CAE.
El equipo de soporte está especializado en ayudar a las contratas. Para ello han sido formados con conocimientos específicos. También en atención telefónica y gestión del tiempo . Se trata de un equipo sólido y estable. Las personas que lo forman han logrado atender 62.850 llamadas con un porcentaje de un escaso 4.38% de pérdida. El mismo equipo respondió 49.039 correos durante el año 2022.
No fue fácil pero sí posible y gratificante, y se construyó, alcanzando, experiencia y efectividad. Una eficacia referenciada por nuestros clientes.
e-coordina y su equipo han establecido procesos y protocolos que ayudan a que las gestiones realizadas por los técnicos sean homogéneas. Se han creado algunas rutinas de trabajo que reducen la incertidumbre y mantienen una línea de actuación eficaz ante clientes y contratas.
El alto número de llamadas, resueltas positivamente, ha granjeado las valoraciones positivas de los llamantes. No en vano el tiempo medio para solucionar problemas durante una llamada es de sólamente 3 minutos y 39 segundos. Y el tiempo de espera, es sólo de 18 segundos.
Contratas primera experiencia.
La primera experiencia con e-coordina para las contratas es el contacto que realizamos cuando su cliente comienza a trabajar con nosotros.
Se acuerda el día de inicio y nuestros técnicos crean todos los trabajos en la plataforma para “lanzarla” a contratas. La cosa no queda así. Después se llama a estas empresas para ponerlo en marcha y facilitarles la información precisa , tutelando esos primeros pasos.
Servicio de Seguimiento.
Con el objetivo puesto en priorizar una solución que ayude a que la CAE de nuestros clientes se realice satisfactoriamente, y debido a la eficiencia generada, hemos podido incluir un servicio de seguimiento. Este servicio va un paso más allá.
Se revisa la plataforma de los clientes semana a semana y contactamos con las empresas que no están coordinando para saber por qué no lo están haciendo. Les ayudamos a que lo hagan. Hacemos de nexo facilitador entre contratas y clientes logrando la realización de una CAE más efectiva. Por tanto, un servicio preventivo óptimo.
En los servicios de Lanzamiento y Seguimiento se han invertido más de 428 horas en 2022.
Cada cliente dispone de un profesional de la CAE asignado.
Al igual que las contratas, nuestros clientes tienen a su disposición diversas vías de comunicación específicas. Cada cliente tiene un técnico de e-coordina asignado, con el que realiza la configuración inicial de la plataforma. Posteriormente puede contactar con este primer contacto para resolver cualquier duda en cuanto a la configuración o uso de la plataforma, tanto telefónicamente como por correo electrónico.
Si nuestro compañero no está disponible en el momento otra persona podrá garantizar la atención. Adicionalmente, existe un servicio de atención exclusiva al cliente tanto telefónico como por mail por el que puede realizar cualquier consulta relacionada con la plataforma. Si es necesario, estos agentes se encargan de derivar la consulta o solicitud al departamento correspondiente y ponerse en contacto de nuevo, para ofrecer una respuesta o solución.
Personas para externalizar la Gestión Documental CAE.
Nuestros clientes también confían en nosotros a la hora de delegar las gestiones de intercambio documental con las empresas con las que trabajan.
Lo sabemos. Es una tarea tediosa que quita mucho tiempo. Por eso más de un centenar de empresas y organizaciones cuentan con este servicio. En este sentido, gestionamos unas 6.000 actuaciones al mes —entre actualizaciones mensuales y accesos— y gestionando más de 60.000 documentos. Que las empresas no tengan que hacerlo, otorga la tranquilidad de garantizar esos accesos en el momento que sea necesario. Muchos quisieron sólo probar este servicio pero todos se quedaron con nosotras.
Satisfacción demostrable con los servicios CAE.
Las encuestas de satisfacción siempre recalcan el buen servicio ofrecido. Esto hace que los clientes permanezcan y nos recomienden a otras empresas. En muchos casos las propias contratas que han sido atendidas por Soporte, son las que optan por e-coordina cuando necesitan un a plataforma de Coordinación de Actividades Empresariales, tras haber estado ellos en “el otro lado” y comprobado la calidad del servicio.
Las claves del éxito.
La clave para mantener a los clientes es la mejora continua de los servicios y la calidad ofrecida por el personal que los gestiona. Los clientes valoran la consistencia y el compromiso con la excelencia. Siempre es importante escuchar las necesidades de los clientes y adaptarse a sus necesidades. Mantener una comunicación clara, y eficaz con éstos es fundamental para ganar su confianza y fidelidad.
Todo sería imposible sin la inversión en las personas, en el equipo.
