E-coordina

Evitar la presencialidad no es una cuestión de pandemias, es un tema mucho más práctico en un tiempo en el que la presencialidad y la virtualidad conviven para adaptarse a las realidades sociales y laborales. El teletrabajo ha llegado para quedarse —se decía durante la pandemia— y si bien no ha sustituido a la presencialidad laboral sí que se ha instaurado como medio eficaz y sostenible. Por ejemplo para ahorrar en transporte, evita riesgos in itinere.

Esta virtualidad conlleva el uso de herramientas eficaces que solventen la ausencia de “face to face”, que solventen las necesarias reuniones para, por ejemplo, elaborar un documento de puesta en común. Es más, que solventen el hecho de tener que ser firmado por diferentes departamentos. El cara a cara es importante para construir relaciones sólidas y efectivas, ya que permiten una comunicación directa y personal hacen falta soluciones que solventen esta comunicación. Bueno en realidad no hacen falta. Ya existen.

CONOCE LA HERRAMIENTA e-Dysign aquí 👈

 

banner e-dysign

e-Dysign Presencialidad Vs Virtualidad

La solución e-Dysign de e-coordina ofrece varias ventajas significativas en estos ámbitos y particularmente en el ámbito laboral preventivo. Más, si cabe aun, en lo que respecta a la gestión documental y la eficiencia de los procesos. Pero vamos a poner un ejemplo práctico.

Ejemplo práctico

El proceso de aprobación de un nuevo protocolo de seguridad para un centro de trabajo en el que se va a acometer una serie de proyectos durante un largo periodo:

   ─ Creación del documento: El recurso preventivo crea un documento detallado del nuevo protocolo de seguridad que incluye las medidas de seguridad, los procedimientos en caso de emergencia, la formación necesaria para los empleados, etc.

   ─Revisión del departamento de seguridad: El jefe del departamento de seguridad revisa el documento. Si está de acuerdo con el contenido, firma el documento utilizando e-Dysign.

   ─Revisión del departamento de recursos humanos: El documento se envía al departamento de recursos humanos. Revisan la formación necesaria para los empleados y si están de acuerdo, también firman el documento por medio del sistema multifirma de e-Dysign.

   ─Revisión del comité de salud y seguridad: El comité de salud y seguridad revisa el protocolo de seguridad. Si están de acuerdo con el protocolo, también firman el documento. Aprobación final: Finalmente, el documento firmado por todos los departamentos gracias al sistema multifirma de e-Dysign se envía al (CEO) para la aprobación final. Si el CEO está de acuerdo con el protocolo, firma el documento, lo que significa que el protocolo de seguridad ha sido oficialmente aprobado.

Con este ejemplo se muestra la garantía de que todas las partes interesadas tengan la oportunidad de revisar y aprobar el protocolo antes de su implementación. La herramienta e-Dysign facilita este proceso al permitir que varias personas de diferentes departamentos firmen el mismo documento de forma segura y eficiente. Esto puede ayudar a garantizar que todos los aspectos del protocolo de seguridad sean adecuados y estén en conformidad con las normativas de seguridad laboral. Además, la trazabilidad de las firmas puede proporcionar una prueba legal de la aprobación del protocolo por parte de todos los departamentos implicados.

captura de pantalla con e-dysign

e-Dysign y la optimización de los procesos de gestión

La solución de e-coordina acelera los procesos al permitir el envío y recepción de documentos en movilidad. Ya no importa donde se esté o cual sea la modalidad de trabajo elegida. Enviar, recibir, consultar, crear tus propios documentos incluso, y después firmar.

El sistema permite el ahorro de tiempo y recursos. Evitar desplazamientos, impresiones en papel o escaneos. Así no sólo se ahorra tiempo. También reduce el consumo de recursos físicos, lo que a su vez puede llevar a un ahorro de costes.

Ahora la Multi Firma biométrica digital incrementa notablemente la seguridad de los documentos y garantizar que solo las personas autorizadas puedan hacerlo. La participación de varias figuras de distintos departamentos en el proceso de firma es especialmente útil en situaciones como las del ejemplo, donde un documento necesita ser revisado y aprobado por varias personas antes de ser finalizado.

La herramienta permite configurar diferentes formatos de plantillas, crear campos a cumplimentar por los firmantes y enviar el documento a través de SMS al móvil del firmante para que éste pueda rellenar dichos campos y firmar el documento, que a su vez se aloja automáticamente en e-coordina.

En resumen, e-Dysign puede ser una herramienta valiosa para mejorar la eficiencia y la efectividad de la gestión documental en el trabajo. Su capacidad para facilitar el envío, la recepción y el almacenamiento de documentos en movilidad, junto con su función de Multifirma, puede hacer que los procesos de trabajo sean más fluidos y menos propensos a errores o retrasos sin necesidad del “face to face”.

una mano firma sobre una pantalla

Digitalización de procesos consecuencia y solución sostenible.

La digitalización de procesos fue consecuencia y solución durante periodos en los que la presencialidad no era posible. Perro ahora, aun siendo posible, se convierte en ventaja. Es entonces cuando el teletrabajo, las gestiones administrativas o laborales online —consecuencia y solución— son una opción segura y sostenible

Los departamentos de Recursos Humanos o de prevención pueden encontrar en determinadas herramientas, como las relacionadas con la creación de documentos dinámicos y la firma digital, una manera de sumar en la articulación del Employer Branding particular. También en el Branding en general si se pone el foco en los clientes y potenciales clientes.

 

e-Dysign y la Coordinación de Actividades Empresariales

Cabe destacar que la existencia de soluciones como e-Dysign de e-coordina facilita a las contratas la subida de documentos en formatos propios por medio de documentos dinámicos. Es decir, que se autocompleta con datos de los que ya dispone el propio programa o con datos que introduce el cliente para adaptar la herramienta a cada situación. Y todo sin necesidad de “pasar por la impresora”. No imprimir documentos, además de ser una opción más eficaz, es, por razones obvias, más sostenible.

Este sistema sostenible para la creación de documentos dinámicos —incluso hacer dinámicos documentos para ser cumplimentados desde el propio teléfono y con la posibilidad de poder ser multi-firmados digitalmente—, además de evitar la presencialidad, garantiza la trazabilidad del mismo. Conocer quién lo abre y firma los documentos y en qué momento se hace dota de seguridad administrativa por un lado, y seguridad laboral por otro.

Resumen
software image
Puntuación del autor
1star1star1star1star1star
Puntuación añadida
no rating based on 0 votes
Nombre del software
e-dysign
Sistema operativo
todos
Software Category
Gestión documental
Página de destino