En la actualidad las subcontratas tienen que gestionar documentos ante decenas de plataformas CAE. A veces un software de Coordinación de Actividades Empresariales por cada cliente para el que trabajan. Existe una solución para suprimir de un plumazo toda la burocracia: que otro te lo haga.
Cada cliente para el que trabajan las subcontratas puede disponer de un software CAE, o una plataforma de coordinación de actividades empresariales diferente; cada uno su plataforma a la que “subir” los documentos que requiere dicho cliente para cumplir con la legalidad.

La contratación y subcontratación de trabajos hace que la concurrencia de empresas en un centro de trabajo sea lo habitual. Hay que prevenir y no se puede sin el necesario intercambio documental. La burocracia es enorme, de hecho es una de las principales quejas de los prevencionistas. Por eso se requieren herramientas y soluciones que lo solventen y otorguen tiempo a los prevencionistas para que lo dediquen a la prevención real, a las tareas de campo. No es posible prescindir de la gestión documental en tanto en cuanto sea necesario poner en común documentos. Pero si se puede prescindir del engorro de la burocracia. Es sencillo. Sólo hay que delegar en expertos

Expertos CAE.

Gestionar más de dos millones de documentos al año te hace experto. e-coordina lo hace, gestiona millones de documentos en su propia plataforma y ante todas las plataformas de todos los clientes—prácticamente todas las existentes en el mercado—. El equipo de personas de e-coordina se dedica a hacer fácil la gestión documental, sin que las contratas pierdan el control sobre ésta. Se trata de externalizar la CAE sea cual sea la plataforma a la que “subir ” documentos.

La burocracia documental no debe privar a los profesionales de la prevención de riesgos laborales del tiempo requerido para la realización de tareas preventivas reales. Esta es la razón de ser de las plataformas CAE: la de convertirse en la herramienta que facilite la obligatoria gestión documental preventiva. Pero en ocasiones las contratas se encuentran con que tienen que gestionar documentos ante tantas plataformas como clientes para los que trabajan, y la tarea se complica. El equipo de personas que en e-coordina gestiona los documentos

Tener la documentación de coordinación al día

En base a la premisa de escuchar a clientes, técnicos PRL, responsables de departamento de prevención, recursos humanos, Facility CAE se construye como una de las soluciones del grupo e-coordina que resuelve una de las tareas menos agradecidas de la gestión PRL. La de gestionar -bajar, interpretar, colocar y subir documentos aplicaciones CAE- los documentos en materia de Prevención de riesgos laborales.

 “Puedo definirlo como una liberación del sometimiento al tiempo que he de dedicar a subir los documentos a cualquier aplicación, a todas las herramientas CAE que hay en el mercado”.

Tras no pocas conversaciones con las personas que hacen la PRL en las empresas de nuestro país, éstos definen la solución CAE como una herramienta que “supone una liberación del sometimiento al tiempo que he de dedicar a subir los documentos a cualquier aplicación, ya sea e-coordina o el resto de las aplicaciones que hay en el mercado”.

“Simplemente me olvido de tener que acceder a mil y una plataformas de las existentes en el mercado, tener que meter mil y una claves de acceso para cada una de ellas”

Externalizar la gestión documental de la CAE

 

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La solución para externalizar la CAE de e-coordina otorga tranquilidad. La de tener a una persona de referencia para poder resolver todas tus dudas tanto de documentación como de servicio.
Documentación al día.

“¿Por qué tengo que aguantar un bombardeo masivo de notificaciones de cada plataforma, cuando puedo recibir una única de mi cuenta en e-coordina”.

Los usuarios del servicio outsourcing de coordinación de actividades empresariales, coinciden sobre todo en en la tranquilidad que obtienen al saber que tendrán toda tu documentación al día. Sin problemas de acceso a los centros de empleo por ausencia de documentación. EL poder garantizar el cobro de las facturas en tiempo y forma al haber gestionado correctamente la documentación PRL.

Metodología de la externalización de la CAE.

Las singularidades de las empresas hacen necesario el diseño de un plan personalizado para cada una de ellas, algunas usan plataformas de gestión documental, otras simplemente envían documentos por medio de correo electrónico. Pero las tareas de gestión no se limitan expresamente al envío de los documentos requeridos por el cliente final. En este sentido, las empresas se encuentran con algunas tareas que podemos enumerar someramente:
Recepción de correos electrónicos:

  •      o De la contrata.
  •      o Clientes.
  •      o Aplicaciones.

Actualizar en la aplicación de cada cliente:

     o Subcontratas.

     o Trabajadores.

     o Maquinaria.

     o Vehículos.

Carga de documentos:

     o Empresa.

     o Trabajador.

     o Maquinaria.

     o Vehículo.

En clientes sin aplicación:

     o Comunicar la actualización de subcontratas, trabajadores, máquinas y vehículos participantes.

     o Enviar documentación por email.

 

Sin duda abruma la cantidad de tareas que debería realizar el personal encargado de prevención, recursos humanos o gestores. El equipo de personas de e-coordina recibe, analiza y configura toda la información documental y la gestiona. Posteriormente la actualiza y ejecuta las acciones necesarias , como la comunicación o notificaciones para el control de accesos. En definitiva hace la CAE de cada una de las empresas que lo requiere.

 

Como es posible.

Además de los medios técnicos y la experiencia , es necesario el trabajo de profesionales cualificados capaces de verificar y validar los documentos de acuerdo con los requerimientos legales y los particulares de cada cliente.

Para que las empresas puedan centrarse en su actividad, despreocupándose de las tareas referidas, en la medida que se vayan completando las coordinaciones, e-coordina informará a las empresas de la finalización de los procesos de Coordinación de Actividades Empresariales.

El outsourcing mejora algunos procesos PRL de las empresas.

Cada día son más las aplicaciones web que son utilizadas en el día a día por las empresas contratantes para realizar el intercambio documental relacionado con la Coordinación de Actividades Empresariales con sus contratas.
En la actualidad existen más de 70 aplicaciones de gestión CAE del sector, y el enfoque de todas ellas se basa en una perspectiva vertical de Contratante hacía contratado, donde las funcionalidades responden a las necesidades del primero.

Algunas si y otras no tanto configuran su funcionamiento en base a los criterios de eficiencia oficiales

Intercambio Documental

Hay que considerar que a día de hoy, el intercambio documental es prácticamente la única manera de garantizar el cumplimiento legal en materia de CAE, pero sólo papeles. Insuficiente. Las capacidades tecnológicas de las aplicaciones deberían llegar hasta el punto de poder conocer las concurrencias, compartir riesgos de terceros y planificaciones de los trabajos a realizar, cuando menos, para salvaguardar la salud de los trabajadores de contratas.

Más allá de la particularidad que puede entrañar el uso de cada software, existe además otra variable importante que es la interpretación de la legislación a aplicar. Este hecho, conlleva que las empresas que deben depositar la documentación, se sientan vulnerables y desconcertadas ante el dispar criterio de cada uno de sus clientes.

En esta realidad y cuando los recursos propios de cualquier organización se ven absorbidos por la ardua tarea de actualizar trabajadores, subcontratas y la correspondiente documentación, surgen problemas en la gestión interna.

El principal objetivo de cualquier empresa es que su actividad central —nuclear— aquella que le diferencia de su competencia, no se vea afectada por tareas colaterales del servicio. Y en este punto, es donde reflexionar sobre externalización de este servicio permite «oxigenar la maquinaria de la organización. La selección del outsourcing, debe ofrecer además del proceso administrativo de actualización documental, conocimiento y experiencia a la hora de resolver incidencias con clientes».

Las ventajas que la externalización de la CAE nos aporta son:

  • Reducción y control de costos en tareas indirectas del trabajo contratado.
  • Mejora la imagen de la compañía al evitar accesos denegados de los trabajadores.
  • Liberación de recursos internos para fines naturales del puesto de trabajo.
  • Racionalización o aumento de la eficiencia de las funciones que requieren mucho tiempo.
  • Maximización de uso de recursos externos al poder ampliar volumen de carga de trabajo fácilmente.
  • Compartir riesgos con la empresa asociada, es decir, visión de pártner.

FACILITY CAE.

Para afinar la selección se deben analizar los procedimientos del servicio que propone el Facility CAE. Escalado del servicio pactado, identificación y resolución de incidencias y reuniones operativas para abordar el funcionamiento del contrato de externalización en la práctica.

Se estima que en España, las empresas externalizarán servicios a través de un facility por un importe de 32.240 millones de euros.

¿Te has planteado alguna vez recurrir al outsourcing para mejorar el proceso de la CAE en tu empresa?