Cómo afecta a empresas y trabajadores el control del horario laboral

El pasado 8 de marzo de 2019 se aprobaba el decreto por el que se adoptan medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. La entrada en vigor tenía lugar el 12 de mayo 2019. Si las empresas no quieres pagar cuantiosas multas por transgredir la normativa en materia de registro laboral, deberán solventarlo.

Aunque para el caso de las contrataciones a tiempo parcial ya era obligatorio el control desde el año 2015. Esta situación, afecta a los contratos a tiempo completo. Por tanto afecta a todas las empresas.

El Real Decreto Ley, aprobado por el gobierno, y tras un periodo de transitoriedad, entra en vigor el 12 de mayo de 2019. La obligatoriedad contempla, por tanto, la implantación de un sistema de control horario de la jornada para la totalidad de la plantilla de trabajadores. El RD 08/03/2019 fue refrendado en el BOE Nº61A-2019-3481. Modifica 4 artículos del Estatuto de los Trabajadores, relacionados con el control horario de la jornada.

 

alegoría Manos tutelan el tiempo

 

La norma afecta a todas las empresas

La normativa esté refrendada por una resolución del Abogado General de la UE”. Desde Europa se impulsa esta medida para garantizar los derechos de los trabajadores. De ahí la obligatoriedad de ejercer un control efectivo sobre la duración de la jornada laboral. Muchos se empezaron a referir a la norma como el “fichar”. Esta era y es una práctica habitual en la muchas grandes empresas. Pero que desde la modificación de la ley afecta a la totalidad de las mismas.

Es necesario entonces que las empresas se doten de sistemas de control de presencia real y efectiva de los trabajadores. Y que estos sistemas se adapten a la actualidad, en la que la itinerancia o el teletrabajo, entre otros factores, determinan la amplia casuística a controlar.

 

control de presencia en itinerancia

 

La norma persigue que se establezcan las garantías suficientes para que se respeten los límites de horas trabajadas.

Crear un marco de seguridad jurídica, tras el cual se salvaguarden las posibles discrepancias en materia de control de jornadas y cómo repercute en el salario de los trabajadores.

Ayudar a paliar la precariedad laboral, controlando las horas extras no pagadas o que sean objeto de fraude. Este es otro otro de los grandes objetivos de la norma. Aunque los sistemas de control de jornada también influyen el el control del absentismo laboral. Ademas de poner a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social nuevos sistemas de control.

Obligaciones para los empresarios con el sistema de registro de la jornada de trabajo:

  • La empresa tendrá que entregar un resumen de horas mensuales junto al salario.
  • Los resúmenes tendrán que guardarse hasta 4 años.
  • En el caso de los contratos con jornada parcial , el incumplimiento horario podrá motivar que los contratos pasen a ser considerados de jornada completa.
  • «Será obligación de la empresa registrar la jornada de cada trabajador y deberá realizarse de forma fehaciente. El registro será diario y deberá incluir los horarios concretos de entrada y salida”.

Y no sólo el trabajador tendrá que recibir el resumen mensual de horas realizadas, junto al salario. También los representantes sindicales recibirán los resúmenes del total de la plantilla. Así de cómo se han compensado las horas extras de haberse realizado éstas. Parece necesario, por tanto, el establecimiento de un sistema eficaz de control, más allá de de una mera hoja de firmas.

 

Infografia con iconos sobre control de Presencia

Control de Presencia e-coordina

El sistema de Control de Presencia de e-coordina solventa la obligatoriedad de cumplir con la norma del control efectivo de la jornada laboral. Evita posibles sanciones por parte de la administración a partir de la puesta en marcha de la norma. Control de Presencia de e-coordina se implanta de una forma sencilla y eficaz. EL sistema se puede vincular y relacionar con los también necesarios sistemas de control documental relacionados con la Prevención de Riesgos laborales.

¿Cómo llevar el control horario de los trabajadores?

Los sistemas elegidos por las empresas deberán cumplir con una serie de parámetros obligatorios (aquellos que cumplan y hagan cumplir la ley) y otros que ayuden o faciliten la tarea de los responsables de recursos humanos de las empresas.

Control de Presencia de e-coordina cumple con estas dos premisas. Por una parte facilita todos los informes demandados por la norma y que solicitarán los inspectores de trabajo. Por otra parte está diseñado para ayudar a que la gestión sea eficaz, sencilla y completa.

Algunos trabajadores estarán exentos de “fichar”. Esta es la expresión con la que se reconoce de forma generalizada la acción de registrar la jornada laboral. Estos serán personal de la alta dirección. También, y con regulación particular, abogados de los despachos individuales o colectivos. Socios trabajadores de cooperativas. Penados en instituciones penitenciarias. Deportistas profesionales. Artistas de espectáculos públicos. También trabajadores con discapacidad de centros especiales de empleo. O los residentes para formación de especialistas en sanidad.

Si usted no está ubicado en este arco de exenciones y está trabajando tendrá que “fichar”.

Excepciones. ¿Quién está exento de cumplir con el registro de la jornada de trabajo?

El ministerio de trabajo establece algunas excepciones: Personal de la alta dirección. también y con regulación particular para abogados de los despachos individuales o colectivos. También para penados en instituciones penitenciarias; deportistas profesionales, artistas de espectáculos públicos. Así como los trabajadores con discapacidad de los centros especiales de empleo, o los residentes para formación de especialistas en sanidad.

ETT. El control horario en empresas de trabajo temporal

Cuando el trabajador de una empresa esté contratado a través de una ETT que le ha puesto a disposición de otra, será esta empresa usuaria (y no la ETT) la encargada de registrar la jornada del trabajador cedido y guardar dicho registro durante cuatro años.También sucederá con las empresas contratistas (en el caso de subcontratas del artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores), que deberán ser estas compañías las que lo controlen y conserven los registros.

 

El Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social publica la guía sobre el registro de jornada.

 

Desde la publicación del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, se han recibido en la Dirección General de Trabajo diversas consultas en materia de registro de jornada.

Por ello, el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, ha elaborado este documento con el fin de facilitar la aplicación práctica de la norma, en el que se recogen criterios, a mero título informativo, en relación con este deber formal empresarial, sin perjuicio de la interpretación de la norma que corresponde a los Juzgados y Tribunales del orden social.

ACCEDE AL MANUAL DEL MINISTERIO DE TRABAJO

Chaplin entre engranajes

“Fichar” no es el problema. Controlando los accesos y la presencia en el puesto de trabajo se garantiza la seguridad laboral. También el cumplimiento de las  jornadas laborales establecidas o pactadas a las que empresarios y trabajadores están obligados por la norma.

La solución de control de presencia de e-coordina solventa la obligatoriedad legal de “fichar” de las empresas fijada en el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de 2019. En este sentido la empresa está obligada a:

  • El registro de la jornada laboral deberá ser diario, con horarios concretos de entradas salida de cada trabajador para así poder determinar las horas reales realizadas dentro del horario de trabajo pactado.
  • La comprobación de los registros debe poder realizarse en los propios centros de trabajo. La normativa no dice nada sobre los modelos de registro elegidos por los empresarios, pero obviamente estos deberán poseer características y funcionalidades prácticas mucho más allá de la mera firma en hojas de papel, que lejos de solventar, complicaría el proceso.  
  • La empresa está obligada a presentar los resúmenes de las jornadas realizadas por los trabajadores, para el abono de las retribuciones.

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Soluciones tecnológicas para el registro de la jornada y el control horario

Control de Presencia de e-coordina registrará las entradas y salidas del centro. El software deja constancia por medio de un registro diario de la jornada efectiva de trabajadores. Estos registros, entre otros datos cuentan con la especificación de las horas laborales, ordinarias y complementarias, realizadas y desglosadas por día efectivo de trabajo.

En este ámbito se pueden confeccionar informes sobre jornadas, tiempos en puestos y centros de trabajo, cumpliendo con la normativa.

La solución Control de Presencia  permite registrar entradas y presencia en el desarrollo de tareas propias del desempeño de las funciones de aquellos trabajadores deslocalizados. “Fichar a distancia”. Permitiendo el registro de ubicación, trayectos y desplazamientos de los trabajadores.

El control de presencia  de e-coordina también plantea la existencia de un calendario de ausencias y presencias en el centro de trabajo.

Control de Presencia  facilita y soluciona el  cumplimientos de las disposiciones de la norma. Que están dirigidas a establecer el registro de la jornada de trabajo, a los efectos de garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada, “creando  un marco de seguridad jurídica tanto para las personas trabajadoras como para las empresas”.

Norma Vs Solución

Los departamentos de RRHH no solo deberán llevar un registro diario de la jornada laboral de todos tus trabajadores. También tendrán que enviar mensualmente a cada empleado la relación de todas las horas trabajadas e informar a los representantes de los trabajadores de las horas extraordinarias realizadas por cada trabajador.

En este sentido las empresas tendrán que conservar durante cuatro años los registros de jornada y estos deberán permanecer en todo momento en el centro de trabajo a disposición de la Inspección de Trabajo y de Seguridad Social.

Control de Presencia de e-coordina

  • Gestiona los horarios y turnos; permitiendo la elaboración detallada de informes que serán solicitados en inspecciones de trabajo. Lo que además permite un mejor uso y optimización del tiempo, con el consiguiente ahorro económico.
  • Solventa el registro y control y calendarización automática de vacaciones y ausencias con tiempo real y visto bueno de responsables.
  • Unifica gestión documental de los departamentos de RRHH, alejado del engorroso y nada sostenible uso de papel.

 

Trabajo a distancia

control de presencia en itinerancia

La guía publicada recientemente por el Ministerio de Trabajo Migraciones y Seguridad Social detalla en uno de sus puntos que “en el caso de trabajo a distancia, incluido el teletrabajo, existen fórmulas asequibles que aseguran el registro de la jornada diaria, incluidas las especificidades o flexibilidad para su cómputo, a través de registros telemáticos o similares”.  Sin duda Control de Presencia de e-coordina es una de esas “fórmulas asequibles”, referenciadas por la propia administración, para solventar en este caso en particular , la obligatoriedad del registro de jornada

Desde aquí puedes acceder a la  GUÍA DEL MINISTERIO

 

¿Qué pasa con el registro de la jornada con los desplazamientos?

¿Se considera como tiempo de trabajo efectivo la totalidad del transcurrido entre el horario registrado de inicio y finalización de la jornada diaria? ¿Cómo se registra la jornada de los trabajadores que se desplazan a otros centros o empresas clientes, así como las jornadas partidas u otras interrupciones?

En este sentido Finalmente, en relación con los trabajadores desplazados fuera del centro habitual de trabajo, con o sin pernocta, el registro diario de jornada no altera la aplicación de las reglas estatutarias generales, debiéndose registrar el tiempo de trabajo efectivo.

En la guía publicada por el Ministerio se detalla la aplicación de la norma en este supuesto

GUÍA DEL MINISTERIO

 

Como hacer el control horario. e-coordina ID

Los trabajadores pedirán sus correspondientes vacaciones, sufrirán bajas, solicitarán permisos, se desplazarán para trabajar en otros centros de trabajo de la empresa o simplemente se desplazarán para trabajar. Control de Presencia está preparado para asumir todos los condicionantes del registro de la jornada de los trabajadores.

Control de Presencia de de -coordina solventa todos estos casos de forma sencilla.

Facilita el registro de jornadas y horarios computable y no computables. Registra bajas y su diferente tipología. Permite fichar en movilidad y no sólo en el propio centro de trabajo. Facilita los informes obligatorios, como el resumen de horas mensuales que la empresa tendrá que entregar junto a la nómina. Se adapta los sistemas de fichaje oferta una app para cualquier smartphone, e-coordina ID.

e-coordina ID es una sencilla app para smartphone que, además de evitar la instalación de complicados sistemas de fichaje permite hacerlo en movilidad. Cuando el trabajador se encuentra en un lugar de trabajo diferente al habitual. Por medio de la tarjeta virtual personal (Código QR). Para ello podrá utilizar el método de escaneo de código QR o, con un par de clic, fichar desde la propia pantalla del teléfono.

Régimen sancionador por incumplir el registro de jornada. Multas de entre 60 y 187.000 euros

El incumplimiento de la obligación de llevar a cabo el registro de jornada conlleva importantes sanciones.

  • LEVES. En el caso de las leves éstas pueden oscilar entre los 60 y los 625 euros. Será por razones como la no información al trabajador de las horas trabajadas. También por incumplir el establecimiento de procedimientos para el control de las jornadas. Las sanciones irán en aumento si la conducta es reiterativa.
  • GRAVES. Las infracciones graves oscilarán entre los 625 y 6250 euros.Esto será en los casos en los que por ejemplo se detecten irregularidades en los horarios o en el pago o cómputo de horas (pueden venir dadas por una falta de un sistema de control eficaz)
  • MUY GRAVES. Las infracciones muy graves conllevarán sanciones de entre 6250 euros y los 187.515 euros. Las infracciones muy graves están relacionadas con el incumplimiento de la realización de horas extras establecidas. Que éstas no sean reflejadas en las tipologías de contratos o que incluso no sean remuneradas.

En todo caso las multas se producirán siempre por la ausencia de un sistema de control eficaz. Por la ausencia de información o por el falseo de las horas realizadas. Todos los casos son evitables ejerciendo un control horario de la jornada mediante un eficaz sistema de control.

Resumen
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Todo lo que debe saber sobre el registro de la jornada laboral
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