En las relaciones de subcontratación, nos encontramos con empresas de diferente nivel, con diferente tipo de sociedad, de la misma o distinta actividad, autónomos con y sin trabajadores a cargo… Clientes, contratas y proveedores confluyen en un mismo organigrama en el que es necesaria una buena organización, tanto legal como efectiva, para cumplir con los principios de la prevención de riesgos laborales. Para conseguir esta buena organización, es fundamental planear y llevar a cabo una correcta coordinación de actividades empresariales.
Por eso, si optamos por usar un software o aplicación informática para la gestión de la coordinación de actividades empresariales, no es suficiente con un mero intercambio documental.
e-coordina, además de servir como gestor documental para la CAE como ya vimos en esta entrada, nos puede ayudar en la organización de todas las empresas con las que tenemos una relación de subcontratación. Dentro de una misma pantalla, podemos tener a golpe de vista un conocimiento de la situación real de empresas que acceden a cada uno de nuestros centros de trabajo, con el resultado – positivo o negativo – de su solicitud documental y los trabajadores, maquinarias y vehículos que estarán en nuestras instalaciones (o en las de nuestros clientes). Lo vemos más claro con el siguiente ejemplo:
En la imagen podemos ver un organigrama esquematizado con las diferentes empresas que acceden a cada centro de trabajo u obra – sean propios o de nuestros clientes -, así como sus trabajadores, maquinaria vehículos. En cada línea tenemos una columna de «preselección» que establece la solicitud documental que hemos elegido para cada una de las empresas, en función de su tipo de sociedad (empresas con asalariados, autónomos sin asalariados, etc.) y/o su actividad (empresas de mantenimiento, transportistas, contrata o subcontrata de obra, etc.).
Estas preselecciones se configuran previamente por cada empresa principal o titular con la solicitud documental que será requerida a cada empresa subcontratada según su tipo de sociedad y actividad. Las preselecciones son 100% configurables y es cada uno de los clientes quien elige qué documentos quiere solicitar en cada preselección. Además, la aplicación permite crear documentos y preselecciones de forma ilimitada para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa.
Asimismo vemos el (los) destinatario(s) o usuario(s) asignados a cada empresa – esto es, la persona o personas que se encargan de subir la documentación a la aplicación -, y dos últimas columnas con un semáforo de colores rojo-verde que indican el resultado de su solicitud documental en lo referente al pago (en función del estado de los documentos requeridos para el pago de facturas) y al acceso al centro de trabajo. En esta otra entrada ya vimos la herramienta de control de accesos disponible en e-coordina y su versión móvil con lector de códigos QR.
Así, de un solo vistazo tenemos el resultado de todo el proceso de solicitud documental de una forma organizada y clara.
Además, desde esta misma pantalla podemos consultar un informe de situación de cada empresa, en el que figuran los datos de la empresa consultada, así como el centro de trabajo al que está asignada, el acceso denegado o permitido (y hasta qué fecha) y los documentos pendientes de entregar en caso de que tenga el acceso denegado. Este informe se puede exportar a un formato PDF o enviar por correo electrónico directamente desde la aplicación.
Para más información sobre el software de coordinación de actividades empresariales e-coordina y sus servicios, se puede solicitar una demo online gratuita en este enlace o llamando al teléfono 91 696 48 21
