¿Qué es una integración (integración de la CAE)?
Integrar es “hacer que una persona o una cosa se incorpore a otra entidad para formar parte de un proceso o sistema”. Formar parte de lo establecido es, por tanto, el objetivo. Y que “lo incorporado” sea funcional y se genere, no solo el mismo potencial sí no el valor añadido a la unión efectiva, es la meta. La integración de la CAE es precisamente eso.
En el caso de la Plataforma de Coordinación de Actividades Empresariales de e-coordina se trata de facilitar este tipo de procesos con la “conexión” o “sincronización ” con los sistemas de las empresas. Hemos diseñado procesos y métodos que facilitan sobremanera el proceso.
Aunque no son los únicos, los procesos más habituales suelen ser sincronizaciones con sistemas de control de acceso. Estos van desde los muy sencillos —como un torno que abre o cierra según el estado documental en e-coordina—, a sistemas más complejos con los que se deben tener en cuenta otras circunstancias.
Los procesos (los de los controles de acceso no son los únicos) se complican dependiendo de estados documentales o variables como zonas de acceso. O si estos —los accesos— se producen a pie o en vehículos, entre otros muchos factores. Para solventarlo debemos tener muy clara la tipología.
Tipos de Integración de la CAE
Las diferentes formas de integrar la CAE de e-coordina dependen de la forma de acceso al servicio y del uso que le dará al sistema. Para cada una de las casuísticas, habrá un modelo de actuación, lo que implica que, sobre todo, se deba estudiar cada caso.
Accesos por servicio web.
e-coordina pone a disposición de los clientes que lo contraten, un servicio web que facilita la interacción entre distintas plataformas. El cliente es quien accede al servicio de e-coordina. Puede hacerlo simplemente para pedir información. O bien para ejecutar alguna acción como dar de alta a algún trabajador o empresa.
Podemos decir, entonces, que por medio del servicio web se facilitan casi todas las acciones que se pueden realizar manualmente en la web y se dispone de documentación completa de las distintas “acciones” que se pueden ejecutar.
Acceso a través de una URL.
De esta manera, a través de esta utilidad, el acceso del profesional estará protegido por usuario, clave y si fuera necesario por IP o conjuntos de IP.
Normalmente se utiliza para listar información elaborada no estándar que no es accesible desde la aplicación web ni desde los servicios web. Los formatos de salida pueden ser CSV, JSON o XML.
Permite ejecutar acciones complejas, como por ejemplo cargar documentación y/o crear elementos de e-coordina —trabajadores, empresas, proyectos, trabajos—, en una sola llamada.
Esta utilidad, al igual que el servicio web, devuelve información actualizada en el momento de la consulta. Se pueden establecer parámetros de filtros u otros que varían el contenido y la estructura de los datos devueltos.
Sincronización con un servicio externo.
Las sincronizaciones ejecutan acciones externas. Éstas lo hacen desde e-coordina a servicios web ajenos. Pueden ser envío de correos, recuperación de ficheros, etc. Responden a eventos que se producen en nuestra aplicación (al cambiar el acceso de un trabajador, al crear una empresa, una vez al día, etc.
¿Se puede integrar e-coordina con mi control de accesos?
e-coordina se puede integrar con distintos tipos de software de control de accesos. Dependiendo de que el software en cuestión si cuente o no cuente con una API, la metodología es distinta.
Con API.
Si el sistema si dispone de API es la solución ideal. Los cambios en el acceso de los trabajadores que se producen en e-coordina se trasladan inmediatamente al sistema de accesos mediante su API.
Sin API.
Si el sistema no dispone de API el proveedor del software de control de accesos debe de consultar nuestra API para saber el estado de acceso de los distintos elementos (trabajadores, vehículos, etc.) en e-coordina. Lo normal es que con las funcionalidades de nuestro servicio web estándar sea suficiente, pero hay casos en los que es necesaria realizar una solución a medida.
¿Cómo interactúa e-coordina con el software de control de accesos (tornos, puertas, etc.)?
Integrar cualquier software de control de accesos con e-coordina garantiza el cumplimiento de los requisitos legales por parte de la contrata y sus trabajadores.
e-coordina puede mantener el sistema de identificación de los centros de trabajo. Así se optimizan recursos , se evita reemplazarlo y el consiguiente gasto.
En cuanto a la gestión del tiempo, se logran reducir tiempos de control en emergencias y se permite gestionar el tiempo invertido por las contratas en las instalaciones.En este sentido se minimizan los tiempos administrativos del personal de PRL.
Access Point, Control de accesos de e-coordina.
El dispositivo (Terminal hardware) Access Point, es el dispositivo más fácil de instalar y permite registrar el acceso y la salida de los/as trabajadores/as. También puede registrar las visitas al centro de trabajo.
Access Point puede comunicarse con hardware de control de accesos solamente vía URL. Para funcionar con los Access Point y la apertura de tornos, es necesario que éstos dispongan de una controladora de red que se encuentre en la misma red que el Access Point. Es decir, los tornos / puertas deben aceptar peticiones por la red (normalmente conectados por ethernet) y compartir la misma red que el dispositivo.
Access Point puede enviar datos a una URL cuando se realiza una entrada y a otra URL o con distintos datos cuando se realiza una salida.
¿Cómo gestionar el control de las vistas a los centros de trabajo?
e-coordina permite el control de visitas creadas por un CRM u otro software. También permite implementar el envío de información de Prevención de Riesgos Laborales, crear un QR identificativo y registrar ese acceso junto al resto de los trabajadores de las contratas.
De esta manera se garantiza el acceso controlado de personal ajeno a la empresa. Se reducen las tareas administrativas de planificación y transmisión de la información a la garita de control de accesos.
¿Qué sucede con el control de presencia o registro el horario de accesos?
e-coordina permite unir el registro horario del personal propio al de las contratas, visitas y transportistas de cara a agilizar la identificación de personal en el interior. Además es posible mantener el sistema de identificación utilizado previamente en los centros de trabajo tras la integración con e-coordina.
¿Cómo se integra e-coordina con el departamento de recursos humanos?
Desde las aplicaciones de recursos humanos se actualizan los datos de los trabajadores propios de los clientes de e-coordina. Estos pueden ser, altas, modificaciones y bajas. Se pueden utilizar con los servicios web, por medio de URL y/o sincronización, dependiendo de las capacidades del software de RRHH del cliente.
En este sentido, se puede facilitar la asignación de estos trabajadores a distintos centros, estableciendo trabajos de gestión propia previamente en cada uno de esos centros de trabajo.
Con la Integración de la CAE de e-coordina se puede dar el alta y baja de los trabajadores desde otro software, relacionándolo al centro que le corresponda. En esa asociación es posible incluso solicitar documentación.
También es posible traer documentación de otros software y que su actualización sea permanente. En este caso e-coordina emitirá avisos solicitando la actualización de documentos que puedan caducar.
¿Cómo se relaciona e-coordina con el software de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)?
Las integraciones de la plataforma CAE y los ERP permiten, entre otros aspectos, el alta y baja de empresas, trabajos, etc, desde el ERP. Indicando,por ejemplo, número de pedido, centro de trabajo, fechas, tipo de trabajo y solicitando la creación documental de manera automática.
Comunica al ERP en tiempo real. Con el estado de pago de facturas en base a la documentación presentada por las contratas y determinada por la empresa. Se evita el pago a empresas irregulares.
La integración hace que se puedan imputar un control de horas al trabajo en base a las horas registradas en e-coordina.
¿Cómo integro e-coordina con mi gestión documental?
La integración facilita la carga de documentación en e-coordina. Se puede emplear para, por ejemplo, cargar automáticamente recibos bancarios de pago de autónomos, carga de documentación procedentes de aplicaciones de formación, carga de contratos previo paso por nuestra aplicación de multifirma, etc.
e-coordina permite la recepción de documentos de otras aplicaciones de manera ordenada y automática y mantenida en el tiempo.
Garantiza el envío de documentos dinámicos y plantillas/contratos para la inserción de tantas firmas como sean necesarias garantizando la integridad de la firma y el orden requerido.
Resumiendo: la Integración de la CAE de e-coordina optimiza el proceso, lo hace fiable y robusto y reduce el tiempo administrativo del personal asociado.
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La gestión documental y la Seguridad y Salud Laboral de las personas trabajadoras
