Javier Cassini, Auditor Jefe de PRL, publica en el portal jurídico Legal Today un artículo sobre la visión de un auditor del Sistema de Gestión en Prevención de Riesgos Laborales sobre la Coordinación de Actividades Empresariales en materia preventiva. Mostramos un extracto a continuación:

Auditando sistemas de gestión en Coordinación de Actividades Empresariales

El escenario generalizando al que se enfrenta un auditor del sistema de gestión en prevención de riesgos laborales es la valoración de dos aspectos:

  • Si la gestión CAE sobre el papel que realiza la empresa se ajusta a la normativa.
  • Si lo que la empresa manifiesta y expone que hace se corresponde con la realidad y existen registros de ello.

Dentro de las empresas que se subcontratan hay dos tipos claramente definidos:

  • Las empresas subcontratadas que hacen una tarea puntual. Un ejemplo claro es una empresa que va a realizar una reforma de albañilería en una nave industrial.
  • Las empresas subcontratadas que acuden periódicamente al centro de trabajo principal. Las empresas de mantenimiento de instalaciones o equipos de trabajo son un claro ejemplo de este tipo de tarea.

La información que se cruza entre empresa principal y subcontratadas tiene un doble sentido: tanto la empresa principal como las subcontratadas deben aportar información para establecer los adecuados medios de coordinación. Por eso, el Auditor del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales va buscando evidencias que respondan, entre otras, a las siguientes cuestiones:

  • ¿Existen empresas subcontratadas por la empresa auditada? ¿Están bien identificadas?
  • Dichas subcontratas, ¿lo son de modo puntual o periódico?
  • ¿Se han designado y organizado medios de coordinación previstos en la norma?
  • Dichos medios, ¿son adecuados a la actividad de la empresa y cumplen adecuadamente su cometido?
  • ¿Informa el empresario principal a los empresarios subcontratados de los riesgos inherentes a las instalaciones de la empresa donde van a prestar servicio y las medidas a tomar en caso de emergencia?
  • ¿Se asegura el empresario principal de que esta información llega a los trabajadores de la empresa subcontratista que van a prestar servicio?
  • Por ello, ¿se define qué trabajadores concretos de las empresas subcontratistas son los que van a  desarrollar tareas en la empresa principal?
  • ¿Está debidamente legalizada la situación laboral de los trabajadores de la empresa subcontratista que vayan a entrar en la empresa principal?
  • ¿Se ha puesto a disposición de dichos trabajadores la vigilancia de la salud prevista en la normativa vigente? Si resulta ser obligatoria, ¿se ha realizado el reconocimiento médico específico preceptivo?
  • ¿Disponen los trabajadores de la empresa subcontratista que vayan a trabajar en la empresa principal de la formación e información en prevención de riesgos laborales adecuada a sus funciones?
  • Si es necesario, ¿se informa a los trabajadores de la empresa principal de posibles riesgos adicionales por algún trabajo concreto a realizar por alguna empresa subcontratada?
  • Una vez definido todo lo anterior, ¿existe un procedimiento de control, tanto documental como de la actividad real de la empresa subcontratada, de la actividad de coordinación de actividades empresariales en materia preventiva?
  • ¿Responde ese procedimiento de control a las posibles interferencias en materia preventiva que puedan darse entre varios subcontratistas?

La lista de preguntas podría aumentarse, sobre todo en función de la actividad de la empresa principal y tareas subcontratadas, pero es claro que debe de existir un procedimiento de gestión claro que contemple todas las posibilidades que puedan acaecer en esta materia.

Medios de coordinación

Como en todo proceso empresarial, se busca el medio más sencillo que garantice la mejor gestión. Para ello, el Art.11 del RD 171/2004 define, de modo no exhaustivo, una serie de medios de coordinación con los que la empresa principal puede organizar y controlar su sistema de coordinación de actividades empresariales.

Si se trata de una sola empresa subcontratada nos encontramos con un proceso sencillo. Pero, en las empresas de elevado tamaño y dadas las tendencias generales de aumento de la subcontratación en el entorno empresarial, es muy frecuente que existan muchas empresas subcontratadas trabajando simultáneamente en una empresa principal.

Esto provoca una considerable burocratización de este proceso: hay que solicitar numerosos documentos a los subcontratistas, lo que puede ralentizar el comienzo de los trabajos o asumir riesgos innecesarios, permitiendo accesos en condiciones preventivas dudosas o inexistentes.

Además, si este control se hace de modo manual por parte de los recursos humanos en materia preventiva de la empresa principal, la velocidad y variabilidad de este asunto lleva frecuentemente al error o a faltas de control, frecuentemente detectadas en una Auditoría del Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales. Es fácil encontrar subcontratistas que lleven un tiempo considerable prestando servicios sin un debido control, con cambio constante de trabajadores que entran en la empresa principal, etc.

Resumiendo, nos encontramos con un asunto que, en materia preventiva, suele conllevar mucha dedicación de tiempo con escasa fiabilidad. Pensemos en los técnicos de prevención dedicándose el mayor tiempo posible a realizar prevención y no tareas documentales en las que se producen frecuentemente errores. En casos de accidente, estos errores suelen llevar a la empresa principal a asumir responsabilidades jurídicas de diversa índole según el caso. Es importante mencionar que estas responsabilidades no se pueden dar únicamente por el hecho del control inicial de cumplimiento del subcontratista, sino que también pueden darse por el hecho de la falta de vigilancia ante incumplimientos del subcontratista durante el desarrollo de trabajo. No hay que olvidar que el trabajo se está desempeñando en el centro de trabajo del empresario principal y esta circunstancia conlleva un deber de vigilancia en materia preventiva.

Además de lo anterior,  el empresario principal debe disponer de un sistema y construir un procedimiento:

  • Que le garantice el cumplimiento de la norma
  • Que sea adecuado a las circunstancias de su empresa en materia de CAE
  • Que sea lo más sencillo posible
  • Que no termine con un control inicial
  • Que no tenga grietas y localice en el momento de ocurrencia las faltas de cumplimiento
  • Que permita a los técnicos de prevención de su empresa disponer de tiempo para asumir un adecuado control de la actividad que se está realizando, mientras se ejecuta

De este modo, minimicemos accidentes y posibles consecuencias jurídicas nada deseables.

Hoy en día, se nos antojan muy lejanos los tiempos en los que todo se controlaba manualmente. En materia de CAE es vital disponer de un procedimiento rápido y seguro, que nos facilite el acceso a información en cada momento -sin información real no podemos actuar eficazmente y estaremos en manos del azar-. Desde hace años se vienen desarrollando en el mercado herramientas informáticas que proporcionan a la empresa principal una importante ayuda para definir sus medios de coordinación y crear un entorno de trabajo seguro y controlado.

Javier Cassini Gómez de Cádiz
Auditor Jefe de Prevención de Riesgos Laborales

e-coordina es una herramienta que permite el control en gestión CAE del que habla Javier Cassini en su artículo. Si quieres conocer esta aplicación y ver de qué forma se adapta a tus necesidades, solicita una demostración gratuita en este enlace:

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