Analizamos el concepto Facility CAE. Los responsables de prevención, gestores o responsables de RRHH de empresas contratadas para un cliente final, ocupan una importante parte de su tiempo en la realización de tareas de Coordinación de Actividades Empresariales que restan  del tiempo deben dedicar a las tareas de gestión o de PRL efectiva.
La situación descrita hace necesario el uso de herramientas o la puesta en marcha de sistemas que solventen esta situación y que, atendiendo a la premisa de “el tiempo es oro”, faciliten las tareas referidas.

Facility CAE es el nombre con el que se bautiza, desde e-coordina, todo un concepto. Se trata de una solución integral para todas las empresas que no siempre disponen de recursos para la realización de la actividad requerida por sus clientes finales. La posibilidad de realizar todas las tareas relacionadas con la gestión documental imprime valor a las empresas a la hora de obtener posibles contratos. Esto también edunda en una eficaz gestión de tiempos y recursos.

Facility CAE es el concepto con el que el grupo e-coordina ofrece la posibilidad de gestionar de forma integral la coordinación de actividades a las empresas. Este trabajo no sería posible sin una base sustentada en la disposición de los medios técnicos y experiencia de más de una década en el sector de la gestión documental.

METODOLOGÍA

Las singularidades de las empresas hacen necesario el diseño de un plan personalizado para cada una de ellas, algunas usan plataformas de gestión documental, otras simplemente envían documentos por medio de correo electrónico. Pero las tareas de gestión no se limitan expresamente al envío de los documentos requeridos por el cliente final. En este sentido, las empresas se encuentran con algunas tareas que podemos enumerar someramente:

Recepción de correos electrónicos:

• De la contrata.
• Clientes.
• Aplicaciones.

Actualizar en la aplicación de cada cliente:

• Subcontratas.
• Trabajadores.
• Maquinaria.
• Vehículos.

Carga de documentos:

• Empresa.
• Trabajador.
• Maquinaria.
• Vehículo.

En clientes sin aplicación:

• Comunicar la actualización de subcontratas, trabajadores, máquinas y vehículos participantes.
• Enviar documentación por email

Sin duda abruma la cantidad de tareas que debería realizar el personal encargado de prevención, recursos humanos o gestores. Facility CAE recibe, analiza y configura toda la información documental y la gestiona. Posteriormente la actualiza y ejecuta las acciones necesarias , como la comunicación o notificaciones para el control de accesos. En definitiva hace la CAE de cada una de las empresas que lo requiere.

CÓMO ES POSIBLE

Además de los medios técnicos y la experiencia , es necesario el trabajo de profesionales cualificados capaces de verificar y validar los documentos de acuerdo con los requerimientos legales y los particulares de cada cliente. Para que las empresas puedan centrarse en su actividad, despreocupándose de las tareas referidas, en la medida que se vayan completando las coordinaciones, Facility CAE informará a las empresas de la finalización de los procesos de Coordinación de Actividades Empresariales.